Cómo una intranet impulsa la productividad en el trabajo remoto.
En las últimas semanas, miles de trabajadores han comenzado a trabajar desde sus hogares debido a la pandemia global del COVID-19. Este cambio ha generado ciertas preocupaciones sobre el rendimiento de los empleados. ¿Serán tan productivos los trabajadores que ahora trabajan a distancia como lo eran en la oficina?
El Futuro del Trabajo desde Casa
A medida que buscamos una nueva normalidad, parece muy probable que la revolución del trabajo desde casa se acelere considerablemente. Richard Eisenberg, escribiendo para Forbes.com, declaró en los primeros días de la pandemia “Ahora que se ha demostrado que el trabajo desde casa es posible para millones de trabajadores, lo más probable es que para cuando termine la crisis del COVID-19, más empleadores permitirán que algunos trabajadores lo hagan por algún tiempo”. Nuevamente, la gran pregunta es si puede una fuerza de trabajo predominantemente remota o altamente distribuida (trabajo desde casa mixto, fábrica, terreno, retail, etc) igualar o incluso superar la productividad de los tiempos previos a la pandemia. Un estudio realizado por Stanford Graduate School of Business descubrió que los trabajadores en casa son un 13% más productivos que sus colegas de oficina. El mundo actual en el que vivimos es un gran experimento de laboratorio para validar esto, pero hay muchos pasos que el propietario de una intranet puede tomar para ayudar a impulsar la productividad para una fuerza laboral moderna, independientemente de dónde realizan el trabajo.
¿Qué es una Intranet Moderna?
El lugar de trabajo digital abarca todas las herramientas que una compañía utiliza para permitir que sus empleados trabajen y la intranet se encuentra en el medio como el centro de gravedad. Si la palabra “intranet” te evoca imágenes de softwares tediosos para compartir archivos y construir sitios web genéricos, entonces no eres el único. Sin embargo, es tiempo de soñar un poco más grande. Las intranets modernas tienen capacidades importantes como canal de comunicación corporativo, lugar para colaborar, encontrar conocimiento fiable y relacionarse con expertos internos. Estas facultades son necesarias en el mejor de los casos y más aún cuando los trabajadores están alejados y no pueden acercarse a un colega para hacerle una pregunta.
Aquí están las capacidades básicas que una intranet moderna necesita:
Actuar como Canal de Comunicación Corporativo Confiable e Impulsar la Consistencia en el Negocio
Los empleados deben ser capaces de encontrar, de manera rápida y fácil, comunicaciones oficiales centralizadas y depósitos de contenidos para poder brindar una experiencia consistente a sus consumidores en todo el mundo. Los líderes querrán saber que se está adoptando su principal canal de comunicación y leyendo las correspondencias. Dicho eso, las comunicaciones de las intranets modernas no deberían ser solo de arriba hacia abajo, sino también ser capaces de conectar todos los niveles del negocio al dar a los empleados la capacidad de comentar, responder y colaborar, independientemente de donde se encuentran en el mundo.
Este contenido debe estar disponible en cualquier dispositivo para poder llegar a todo tipo de empleado incluyendo aquellos que están más allá de las empresas, que se encuentran en las subsidiarias, fábricas, tiendas de retail, sucursales, o franquicias. El contenido necesita ser personalizado y dirigido a esos segmentos de empleados para garantizar que las personas no solo vean lo que les importa, sino que también puedan compartir fácilmente información entre colegas y equipos. Las intranets modernas facilitan la búsqueda de expertos internos y también proporcionan integraciones a herramientas de chat comunes, mostrando si están en línea y facilitando una rápida conversación ad hoc.
Es lógico pensar que una predominante fuerza laboral remota será más difícil de manejar y alinear a objetivos. De este modo, un vehículo comunicacional confiable como una intranet corporativa puede ayudar a clarificar los objetivos de la compañía, romper los silos en toda la organización, y ayudar a la empresa a entregar un servicio consistente a sus consumidores en todo el mundo.
Crea Experiencias Similares de Consumidor para Empleados
“El envejecimiento de las intranets on-premises o locales no logran mantener el paso de las necesidades de los empleados. Las intranets son las herramientas de productividad para empleados menos queridas.”
Forrester’s Now Tech: Intranet Platforms, Q1 2020
Toda empresa debería tener como meta, la creación de una intranet amada por sus empleados. Entonces, ¿cómo hacemos que tus empleados amen tu intranet? Diseñe a su alrededor y para el beneficio de ellos, y así la compañía también gana. Las experiencias similares a las del consumidor están diseñadas en torno al cliente y se hacen lo más sencillas posible para buscar productos y hacer compras. Tomando prestado del marketing digital y ventas, una intranet moderna debe apuntar a una experiencia empresarial sin fricción con el fin de liberar a los empleados para que trabajen en tareas de mayor valor.
En primer lugar, las intranets deben buscar formas de reducir el ruido. Todos los días, los trabajadores son inundados con información, datos y contenidos. Permisos detallados pueden ser usados para asegurar que solo los empleados vean lo que necesitan ver. Luego, se puede utilizar la personalización basada en segmentos de empleados para priorizar lo que cada usuario ve, garantizando que sea relevante para ellos. También, estos segmentos pueden ser por oficina o región, para asegurarse de que obtienen contenido local importante. Las recomendaciones de contenidos impulsadas por IA pueden hacer sugerencias basadas en el historial de intereses del usuario.
En segundo lugar, si lo anterior no proporciona al empleado lo que necesita, asegúrese que sea fácil encontrar contenidos y activos con una navegación intuitiva y, probablemente más importante, una poderosa experiencia de búsqueda similar a Google que no solo pueda indexar el contenido de la intranet sino también los sistemas conectados.
Por último, envuélvelo en un paquete visual que refuerce los valores de la marca y que a la vez sea una delicia de usar. Ofrezca a los usuarios de sus negocios la capacidad de crear fácilmente sus propios sitios y páginas para sus equipos y proyectos. Trate de hacer que las experiencias de sus empleados sean tan buenas como las experiencias que busca brindar a sus clientes, lo cual no solo contribuirá en gran medida a ayudar a los empleados a ser más efectivos, sino que también los ayudará a sentirse más apreciados y, en última instancia, mantendrá el talento por más tiempo.
Todo esto sirve para crear una mejor experiencia de trabajo para los empleados, independientemente de dónde se encuentran, cómo trabajan, y qué dispositivos utilizan para trabajar. Refuerza la alineación global en las prioridades, mantiene a los empleados comprometidos y capacitados, y ayuda a todos a sentirse parte de una misma causa.
Optimizar las operaciones comerciales digitalmente
Otra función de una intranet moderna es la capacidad de digitalizar las operaciones comerciales para que puedan ser realizados por trabajadores remotos. Las compañías más antiguas y establecidas tienen muchos procesos fundamentales que son manuales o en papel, y que son difíciles o incluso imposibles de realizar trabajando desde casa. Si hay una interrupción importante en la oficina, lo anterior se convierte en un problema de continuidad del negocio. Al digitalizar los procesos para que puedan ser administrados por dispositivos móviles o de escritorio, no solo le brindan la capacidad de conmutación por error al llevar todo ese trabajo a casa, sino también mejora las operaciones diarias al darle la capacidad de medir el tiempo desde la etapa a la finalización, identificar cuellos de botella, e impulsar la eficiencia. Como han visto algunas empresas, también abre más oportunidades para que empleados de diferentes niveles de la compañía conversen y colaboren para generar mejores resultados.
Todos los líderes de negocios deberían hacerse la pregunta “¿En qué están gastando mucho tiempo mis empleados y cuál es el objetivo comercial que les impide cumplir?”. Pueden haber oportunidades para aprovechar la integración de una intranet moderna y las capacidades de automatización para racionalizar y digitalizar esos procesos, ocultar complejidades, y reducir el tiempo que empleados dedican a tareas de bajo valor. Por ejemplo, si tu eres un líder de RH, ¿su equipo pasa mucho tiempo manejando correos electrónicos y chats sobre temas como permisos y ausencias, días de licencias por enfermedad, beneficios, y fichas de control? Las experiencias de autoservicio que facilitan a los empleados la resolución de problemas en segundos no solo los hace más felices, sino también liberan al personal de RH para atenderlos mejor.
Evolucionando Para la Nueva Normalidad
Nuevamente, las intranets modernas se están convirtiendo aceleradamente en un elemento clave para la estrategia del digital workplace. Es tan fundamental como que el nexo de tu digital workplace coopere en la evolución del negocio para poder competir en tiempos que cambian rápidamente. Ser capaz de apoyar la comunicación oficial, pero bidireccional, crea una experiencia de intranet centrada en el usuario que ayuda a realizar el trabajo y transformar digitalmente las operaciones comerciales, siendo una parte vital para poder escalar prontamente a una fuerza de trabajo remota en cualquier momento que se necesite y manteniéndolos productivos fuera de la oficina. Hablando claramente, ser digital es una capacidad de supervivencia obvia para las empresas, y tener una estrategia de intranet moderna ayuda a los empleados a trabajar mejor desde casa cuando surge la necesidad.