CASO DE ESTUDIO | 12 MINUTOS

Douglas implementa un portal de proveedores para más de 800 usuarios con Liferay

Con el lanzamiento del portal de proveedores, el grupo de belleza Douglas da un paso adelante en su estrategia digital first

Key Takeaways

50%

INCORPORACIÓN MÁS RÁPIDA

800

USUARIOS

MESES PARA EL MVP

Aspectos generales y cuestiones clave

Reestructuración de la relación con los proveedores: Douglas ha conseguido crear un entorno de información consolidado para los proveedores gracias a la plataforma Liferay. El nuevo portal de proveedores, que constituye un punto de entrada único, permite acceder de forma segura y cómoda a los distintos servicios.
Automatización, experiencia de usuario mejorada y procesos intuitivos: el nuevo portal de proveedores ha permitido a Douglas automatizar numerosos procesos manuales y mejorar significativamente la experiencia del usuario al ofrecer una navegación intuitiva, canales de comunicación conectados y un sistema de acceso centralizado a toda la información.
Mejora del ROI por medio de la inteligencia empresarial (BI, por las siglas en inglés de Business Intelligence): el nuevo portal ha puesto a disposición de Douglas un canal para hacer llegar a los distintos proveedores los datos de BI procedentes de la venta de productos. Esto ha permitido a todos los implicados acelerar el ROI.
Madurez digital y seguridad: gracias a la exitosa digitalización y automatización de los procesos empresariales, Douglas es percibido como un partner moderno en el mercado de proveedores. Los estrictos estándares de seguridad, así como las fiables herramientas de control de identidad, la protección de los datos, etc., también garantizan que el portal Douglas quede a salvo de posibles amenazas a la seguridad.

Contexto

Con más de 160.000 productos de belleza y de estilo de vida repartidos entre tiendas virtuales, mercados de belleza y unas 2.000 sucursales, Douglas es el principal minorista de artículos de belleza premium de Europa. En el ejercicio 2021/22, la empresa obtuvo un volumen de ventas de 3.650 millones de euros en los ámbitos de perfumería, maquillaje, cuidado de la piel y el cabello, así como en accesorios, suplementos alimenticios y productos sanitarios.

Douglas ha pasado de ser un minorista con una tienda virtual a convertirse en la principal plataforma online de belleza premium de Europa, y para ello se ha apoyado en una estrategia que da prioridad a las interacciones digitales. En 2019, lanzó el primer mercado online de productos de belleza de Europa en el marco de un programa de partners exclusivos. En 2020, se integraron en una plataforma de belleza digital conectada y basada en datos de todas las tiendas virtuales, el mercado online y las sucursales. En el futuro, la expansión del comercio electrónico de fuerte crecimiento, así como la digitalización de toda la gestión de la cadena de suministro, seguirán desempeñando un papel fundamental en el marco del plan estratégico #FORWARDBEAUTY de Douglas.

En este contexto, Douglas confía en la relación a largo plazo con sus proveedores. Más allá del comercio de mercancías en sí, a lo largo de los años se han establecido importantes procesos que sirven de vínculo entre Douglas y sus proveedores en su actividad diaria. Por otro lado, Douglas se apoya en Liferay para digitalizar y automatizar la colaboración diaria en los ámbitos de incorporación de proveedores, intercambio de información sobre cifras de ventas (BI) y suministro de información sobre productos y materiales de marketing.

Content Management

Desafíos

En vista de la estrategia digital first emprendida por Douglas, era inevitable rediseñar también la colaboración con los numerosos proveedores del grupo de belleza. Los procesos previos ya no se adaptaban a las necesidades de los usuarios modernos y, por tanto, era preciso revisarlos.

Douglas se propuso abordar los siguientes aspectos:

Entorno de información consolidado para los proveedores: en el futuro, los proveedores deben ser capaces de recibir y visualizar toda la información agrupada en un solo lugar. Había que sustituir los procesos de comunicación antiguos que se desarrollaban por medio de canales dispares e inconexos por un punto de contacto único con un solo inicio de sesión a fin de simplificar la colaboración entre todas las partes implicadas.
Digitalización y automatización de los procesos empresariales: era necesario digitalizar y automatizar los procesos manuales para agilizar el proceso de intercambio de información. El grupo vio un enorme potencial en la incorporación de nuevos proveedores, proceso que anteriormente se realizaba de forma casi totalmente manual.
Funciones de autoservicio para los proveedores: de cara al futuro, los proveedores deberán ser capaces de acceder a gran variedad de información por medio del autoservicio, como la elaboración de informes sobre ventas pasadas o consultas sobre el proveedor y el estado de la facturación del ejercicio en curso y de ejercicios anteriores.
Intercambio seguro de información: Douglas necesitaba un canal apropiado que le permitiera transmitir de forma segura información y datos confidenciales como, por ejemplo, los documentos contractuales a los proveedores. En particular, los datos de BI que debían visualizarse en MicroStrategy, desempeñaron un papel fundamental. Para ello se precisaba una integración adecuada.

Gracias a la colaboración con Liferay el partner que ha realizado la implementación, todo se ha desarrollado con total fluidez. El nivel de implicación de todas las personas involucradas en el proyecto es excelente. Hemos conseguido reducir y acelerar considerablemente los procesos manuales. Hoy en día podemos hacer un seguimiento del estado de una incorporación en cualquier momento y adoptar las medidas siguientes .

Christian Brand & Martin Smieja

Senior IT Manager & jEFE DE GESTIÓN DE SERVICIOS, Douglas

Implementación

En tan solo seis meses de desarrollo, Douglas logró implementar un moderno portal de servicios en colaboración con el partner de Liferay neusta webservices. El nuevo portal, en el que ya se han registrado 800 usuarios, constituye la base de una estrecha colaboración con los numerosos proveedores del grupo de belleza.

El portal de proveedores utiliza la plataforma como servicio (PaaS) Liferay Experience Cloud Self-Managed (LXC SM). Entre otros factores, Liferay logró convencer al grupo de belleza de que era la mejor opción gracias a la combinación perfecta de unas funcionalidades básicas completas, una interfaz de usuario de uso intuitivo, un modelo transparente de licencias y suscripciones y unos costes predecibles.

Los usuarios emplean el nuevo portal para registrarse como proveedores, así como para visualizar y completar las tareas de incorporación pendientes, obtener información sobre la facturación conjunta hasta la fecha, comprobar el estado de los partners, obtener datos de inteligencia empresarial (BI) de la venta de productos a través de las tiendas Douglas y la tienda virtual, y mucho más.

Gracias a las API abiertas de Liferay, Douglas también pudo integrar el portal de proveedores de forma flexible y fluida con los sistemas existentes como, por ejemplo, el sistema de BI de Douglas. Además, permitió eliminar por completo un sitio web de WordPress obsoleto.

La rápida implementación del nuevo portal fue posible gracias a las amplias funciones preconfiguradas de Liferay como CMS, DAM, Application Integration, Enterprise Search, Audience Targeting, Responsive Design, Singles-Sign-On (SSO), conectores SAML, Workflows y la gestión de funciones y derechos. De este modo, se evitaron los largos y costosos procesos de desarrollo internos y se redujo la duración del proyecto.

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Resultados

La plataforma Liferay ha permitido a Douglas rediseñar de forma integral su relación con los proveedores. Al mismo tiempo, sirve de modelo para otros proyectos del grupo, que pueden reproducirse con poco esfuerzo sobre la base existente.

Resumen de los resultados:

Fuente de información centralizada y segura: el portal de proveedores de Douglas permite un acceso seguro y cómodo a los distintos servicios.
Comunicación personalizada: las ofertas digitales pueden presentarse ahora de forma dirigida y personalizada gracias a las amplias funciones de personalización de Liferay. Además, el portal incluye un servicio de notificaciones y permite dirigirse a los usuarios individualmente.
Experiencia de usuario mejorada y procesos intuitivos: la navegación mejorada, los canales de comunicación conectados y el acceso centralizado a toda la información facilitan la colaboración entre todos los usuarios.
Ahorro de costes mediante la automatización: se han automatizado numerosos procesos manuales a través del nuevo portal de proveedores. Esto ha permitido, por ejemplo, acelerar en un 50% el proceso de incorporación de nuevos proveedores, que anteriormente constaba de ocho pasos manuales.
Ahorro de recursos internos: los empleados del grupo de belleza también se están beneficiando de las automatizaciones, ya que se ha reducido significativamente la carga de trabajo manual que suponía la gestión de proveedores.
Rápida salida al mercado: los entornos en la nube necesarios para el portal se implementaron en pocas horas, lo cual fue esencial para el éxito del proyecto debido a los plazos ajustados. En solo seis meses de desarrollo, se creó finalmente un nuevo y moderno portal de servicios, que constituye la base de un proyecto en evolución constante.
Integración: gracias a Liferay, los sistemas existentes se pueden integrar de forma flexible, y es posible desarrollar nuevos servicios digitales eficazmente.
Madurez digital y proyección de futuro: gracias a la exitosa digitalización y automatización de los procesos empresariales en la colaboración diaria, Douglas es percibido como un partner moderno en el mercado de proveedores. Además, la plataforma se puede ampliar fácilmente para incluir otros procesos relacionados con los proveedores, una flexibilidad especialmente importante para Douglas.
Transparencia y agilidad: el portal ha automatizado y estandarizado el flujo de información entre la empresa y sus proveedores, lo que ha permitido reducir los errores y los procesos manuales, aumentar la agilidad, así como mejorar la transparencia y la comprensión de la cadena de suministro para ambas partes.
Seguridad: los estrictos estándares de seguridad, las herramientas fiables de gestión de identidad, la protección de los datos, etc., garantizan que el portal Douglas quede a salvo de posibles amenazas a la seguridad y pueda proporcionar a los proveedores información de su sistema de BI sin necesidad de acceder directamente a los sistemas internos. Los rigurosos requisitos de seguridad de los sistemas están respaldados por las certificaciones ISO27001 Y SOC2.

Conclusión

Douglas es percibido como un partner moderno en el mercado de proveedores debido a la exitosa digitalización y automatización de los procesos comerciales. Como primer portal de belleza europeo totalmente integrado, el nuevo portal de proveedores de Douglas, asentado en la plataforma Liferay, sirve también de modelo para otros proyectos del grupo, que pueden reproducirse con poco esfuerzo sobre la base existente.

Amplia estandarización e internacionalización de los procesos, armonización del conjunto de sistemas y consolidación de las aplicaciones obsoletas: Liferay ofrece una plataforma tecnológica que permite alcanzar estos objetivos y sobre la que se desarrollarán nuevos modelos de uso en otros países en los próximos años.

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