Verbesserte Employee Experience für die Mitarbeitenden von Škoda Auto

Der tschechische Automobilhersteller Škoda Auto wurde 1895 gegründet, als er unter der Marke Laurin & Klement (benannt nach den Gründern Václav Laurin und Václav Klement) mit der Herstellung von Fahrrädern begann. Das erste Auto wurde 1905 produziert. Im Jahr 1991 wurde Škoda Auto Teil des renommierten Volkswagen Konzerns. Seitdem hat sich der Automobilhersteller aus Mladá Boleslav von einem regionalen Marktführer zu einem dynamisch wachsenden Global Player entwickelt, der in mehr als 100 Märkten weltweit aktiv ist. Im Jahr 2020 feierte Škoda sein 125-jähriges Bestehen und ist damit eines der ältesten Unternehmen der Branche.

Wir hatten die Gelegenheit, mit Martin Šedivý, Product Portfolio Owner bei Škoda Auto, zu sprechen. Er ist hauptsächlich für das Škoda Space Mitarbeiterportal verantwortlich, das von mehr als 40.000 Menschen genutzt wird. In seiner Rolle agiert Martin Šedivý wie ein Entrepreneur innerhalb von Škoda. Er bringt verschiedene Interessengruppen zusammen, sammelt Informationen, definiert Bedürfnisse, entwickelt eine Vision und setzt diese schließlich um – alles mit dem Ziel, den Kund:innen maximalen Nutzen zu bieten.

F: Welche Projekte hat Škoda mit Liferay umgesetzt?

Martin: Wir haben 2 Projekte mit Liferay umgesetzt. Zum einen das Škoda Space Mitarbeiterportal. Zum anderen eine Plattform für eine effektivere Erstellung von öffentlichen, non-profit Škoda Websites.

Das Škoda Space Mitarbeiterportal unterstützt mehr als 40.000 Menschen, von Werksarbeitern über Bürofachkräfte in verschiedenen Bereichen bis hin zu Top-Managern. Um seinen Zweck zu erfüllen, muss es Dutzende von Integrationen, Hunderte von Anwendungen und Tausende von Informationsseiten sowie die Unternehmenskommunikation funktional zusammenführen. Wir haben das Projekt auf agile Weise gemanagt – eines der ersten Male bei Škoda – und uns aus Sicherheits- und Integrationsgründen auf lokale Hardwarelösungen verlassen.

Das Projekt der öffentlichen, non-profit Websites entstand aus einer Situation, in der die Websites des Škoda Museums, der Škoda Poliklinik und der Škoda Berufsschule aufgrund eines funktionalen Re-Designs auf neue Plattformen umziehen mussten. Wir haben vorausgedacht und anstelle einer einfachen Migration der drei Websites eine Initiative zum Aufbau einer Plattform gestartet, die es ermöglicht, neue Websites schnell und gemäß der Škoda Richtlinien (Sicherheit, Authentifizierung, CI/CD, usw.) zu starten.

F: Lassen Sie uns über das Škoda Space Mitarbeiterportal sprechen. Aus welchem Grund haben Sie das Projekt initiiert?

Martin: Wir haben das neue Škoda Space Mitarbeiterportal aufgrund einer Kombination von Faktoren initiiert: Das vorherige System war nicht mehr geeignet. Es war zu komplex und kostspielig im Betrieb. Außerdem mussten wir uns mit der zunehmenden Komplexität der “Digital Employee Experience” auseinandersetzen und wollten es jedem Mitarbeitenden so einfach wie möglich machen, von jedem Gerät aus auf das Mitarbeiterportal zuzugreifen.

F: Was waren Ihre Ziele?

Martin: Unser primäres Ziel war es, unseren Mitarbeitenden den größtmöglichen Nutzen zu bieten und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Die komplexe Umgebung machte dies zu einer Herausforderung – wir haben 40.000 Mitarbeitende, mehr als 300 Nutzergruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen und über 700 Anwendungen. Zudem betreiben wir Dutzende von Systemen und Integrationen. Deshalb wollten wir ein Portal aufbauen, in dem alle relevanten Informationen sowie die Aufgaben und Prozesse der Mitarbeitenden an einem Ort zusammengefasst und für alle zugänglich sind – von den Werksarbeitern bis zum Top-Management. Das Portal sollte zudem leicht zugänglich, einfach zu bedienen und sicher für alle sein.

F: Warum haben Sie sich letztendlich für Liferay entschieden?

Martin: Wir haben uns viele verschiedene Lösungen angeschaut und viele Recherchen und Produktvergleiche angestellt. Letztendlich haben wir uns für Liferay entschieden, da es unseren Bedürfnissen und Anforderungen am besten entsprach – es ist eine robuste Plattform mit vielen Out-of-the-Box-Funktionen. Gleichzeitig bietet die Plattform die Flexibilität, sie mit anderen bestehenden Systemen – einschließlich unserer Kernsysteme – zu integrieren und sie nach unseren Bedürfnissen anzupassen und zu verändern.

F: Können Sie uns ein wenig mehr über den Implementierungsprozess erzählen?

Martin: Es war ein wirklich komplexes Projekt. Wir haben uns für einen agilen Scrum-Ansatz entschieden. Außerdem haben wir eine große Gruppe von Stakeholdern aus dem gesamten Unternehmen eingebunden, die uns bei der Ausarbeitung der Anforderungen und beim Testen des Systems unterstützt haben. Wir arbeiteten in ständigen Iterationen, mit sehr schnellen Feedbackschleifen zwischen uns und den wichtigsten Nutzergruppen, um immer wieder zu bestätigen, dass wir uns mit dem neuen Portal in die richtige Richtung bewegten.

F: Wie haben die Mitarbeitenden von Škoda auf das neue Portal reagiert?

Martin: Auch das war eine kleine Herausforderung und erforderte ein gewisses Maß an Change Management. Ein Unternehmen ist im Endeffekt ein geschlossener Markt.

In einem traditionellen Wettbewerbsmarkt kann man, wenn ein Produkt nicht passt oder einem nicht gefällt, einfach zu einem Wettbewerber wechseln. In einem geschlossenen Markt ist dies nicht möglich und erfordert daher einen besonderen Ansatz. Neue Lösungen bieten in der Regel einen Mehrwert für die meisten Nutzer, aber eben nicht für alle. Das kann dazu führen, dass einige Nutzer die neue Lösung nicht mögen, weil sie nicht alle ihre spezifischen Anforderungen erfüllt, während andere sie sofort akzeptieren werden. Und damit muss man sich auseinandersetzen. Deshalb haben wir viel in die Schulung unserer Mitarbeitenden über das neue Portal investiert, damit sie wissen, wie sie damit arbeiten können und die Vorteile erkennen. Wir haben ihnen kein fertiges Produkt präsentiert, sondern das MVP (Minimum Viable Product) und kommuniziert, dass es immer Raum für weitere Verbesserungen gibt. Unsere Mitarbeitenden haben darüber hinaus die Möglichkeit, Feedback zu geben. Auf diese Weise können wir viele Unklarheiten aus dem Weg räumen.

F: Wenn Sie auf das gesamte Projekt zurückblicken, was würden Sie anderen Projektmanagern empfehlen, damit ihre Projektumsetzung ein Erfolg wird?

Martin: Zunächst einmal sollte man offen sein und nicht nur auf die Bereitstellung von Features und Funktionalitäten achten. Konzentrieren Sie sich auf alles, was einen Mehrwert für Ihre Endkunden bietet. Machen Sie nicht den Fehler, die "Papierwelt" zu digitalisieren. Erschaffen Sie eine neue, bessere Welt. Technologie an sich ist großartig, aber sie muss so eingesetzt werden, dass sie den Menschen, die sie nutzen, einen maximalen Mehrwert bringt. Zweitens: Scheuen Sie sich nicht, Funktionen, die sich nicht als nützlich erweisen, zu entfernen oder neu zu gestalten. Und schließlich sollten Sie Ihre Nutzer:innen aufklären und ihnen die Möglichkeit geben, Feedback zu geben. Das ist wichtig und wird die Akzeptanz und das Engagement Ihrer Lösung verbessern.

F: Wo stehen Sie heute?

Martin: Wir sind erfolgreich und unterstützen jeden Tag mehr als 17.000 verschiedene Mitarbeitende und fast 40.000 im Monat. 72 % unserer Mitarbeiterinhalte werden inzwischen direkt über das Mitarbeiterportal konsumiert. Wir konzentrieren uns jetzt darauf, qualitativ hochwertige Inhalte zu erstellen, KI in unsere Suche zu implementieren, die Zusammenarbeit mit anderen Systemen und Plattformen zu maximieren und sie unseren Kund:innen über das Portal zur Verfügung zu stellen.

F: Wie sieht die typische User Experience für Ihre Lösung aus?

Martin: Das hängt von den Nutzer:innen ab. Wir haben Mitarbeitende, die vielleicht nur ihre Gehaltsabrechnung über das System überprüfen wollen. Andere nutzen es täglich, um die neuesten Nachrichten zu erhalten und auf relevante Informationen zuzugreifen. Und es dient auch als Gateway zu anderen Systemen. Insgesamt haben wir über 300 verschiedene Nutzergruppen und wir passen das Portal und seine Inhalte an ihre Bedürfnisse an.

F: Was sind die größten Herausforderungen für die Automobilindustrie im Hinblick auf die Digitalisierung?

Martin: Ich kann hier nur für meinen Fachbereich sprechen – in diesem geht es sicherlich um Komplexität, eine schnelle Markteinführung und darum, nicht immer jedem Trend zu folgen. Man muss die Bedürfnisse seiner Kund:innen kennen und Lösungen anbieten, die den Wert maximieren, ohne zu vergessen, dass es nicht möglich ist, alles zu liefern und jeden zu erreichen.

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