Cómo mejorar las conexiones departamentales y evitar silos organizacionales
La idea de trabajar dentro de los límites organizacionales de una empresa se remonta a finales de los años 80, con la visión de Jack Welch, el CEO de General Electrics en la época. Al eliminar lo que posteriormente se conoció como los silos organizacionales, Welch predijo que las compañías podrían conseguir la velocidad y la innovación tecnológica que llegarían en el siglo XXI.
A día de hoy se puede decir que vivimos esta realidad, con organizaciones de todos los sectores esforzándose para evolucionar a la misma velocidad que los negocios modernos. Sin embargo, los silos organizacionales siguen estando presentes y afectando la manera en la que muchas marcas gestionan sus negocios. Eliminar estas barreras, así como instar a una reorganización efectiva puede parecer un proceso arduo y complicado. Según un estudio de PwC, el 50% de las compañías trabaja con silos, es decir, deciden por sí mismas qué áreas de operación son las más importantes.
Los siguientes cuatro puntos de partida pueden ayudar a tu empresa a comenzar el proceso de eliminación de silos de una manera efectiva y realista. Al hacerlo, podrás obtener un mejor rendimiento a través de una mayor productividad, una mejor colaboración interna, unas estrategias de marketing más eficientes y una mayor habilidad para alcanzar los objetivos de la empresa.
1. Comunicación entre departamentos
Eliminar los silos de comunicación de manera eficiente no implica, necesariamente, una reestructuración total de la organización de una empresa, sino estrechar los lazos que unen todos los diferentes aspectos y áreas de la compañía. La buena comunicación entre departamentos es un aspecto clave para romper los silos, tanto en lo que respecta a la comunicación entre empleados, como en lo que atañe a la forma en la que la información es compartida en la organización. Al simplificar y mejorar los canales de comunicación, las empresas serán capaces de ejecutar el resto de pasos más rápidamente y con más facilidad, ya que se apoyarán en una comunicación más eficiente.
Además, existe la posibilidad de que no seas totalmente consciente de cómo se comunican tus empleados entre sí. Según la investigación realizada por ClearCompany, solo un 18% de los empleados encuestados dijeron que la evaluación de la comunicación entraba dentro de la revisión de sus tareas , lo que indica que aunque la colaboración sea importante, la comunicación real dentro de la empresa rara vez es evaluada. Valore adecuadamente cómo su compañía se está comunicando internamente, a través de encuestas a empleados y evaluaciones de sus canales de comunicación. Así, lo ideal es determinar una estrategia para mejorar la comunicación, como puede ser elegir un software de mensajería adecuado, lo que va a incentivar a que los empleados de distintos departamentos se reúnan más veces y compartan informaciones e insights. Esto les va a dar más poder para que expresen sus ideas a otros equipos con los que no han tenido la oportunidad de trabajar antes.
2. Acceso a la Información.
Tener los datos bien estructurados es extremadamente importante para la empresa. De esta forma, la organización será capaz de interpretarlos y utilizarlos de la mejor manera posible como para crear perfiles de clientes en el departamento de marketing o utilizar registros de atención al cliente para evaluar la calidad del producto. Sin embargo, la forma en la que esa información es almacenada puede generar la creación de silos, como por ejemplo cuándo los departamentos de atención al cliente son los únicos que tienen acceso a los registros de las llamadas, o cuándo el departamento que gestiona las redes sociales es el único que tiene acceso a la información referente al tipo de perfil de los seguidores de la marca.
Al compartir los datos obtenidos por cada departamento, surgirán nuevos usos para los mismos que, a su vez, aportarán un valor, imposible de conseguir si la información se quedase restringida al conocimiento de un solo departamento. Cuando la información obtenida por cada área de la organización es analizada en su conjunto, las empresas tienen una mayor posibilidad de crear un perfil de cliente preciso y real, basado en datos sólidos.
Para hacerlo, la empresa debe recopilar la información desde diferentes fuentes para ser capaz de determinar exactamente quién es su público objetivo: sus intereses, información geográfica, su historia, situación familiar, profesión y mucho más, permitiéndole mejorar los resultados de las acciones de marketing.
3. Análisis de la información.
No es suficiente tener acceso a todos los datos de la empresa. Es necesario, además, analizarlos para convertir esta información en algo útil para la compañía. Los datos inaccesibles están afectando a las empresas en todos los sectores y se espera que este problema crezca aún más en los próximos años. El informe de IBM indica que un 80% de todos los datos de las compañías son confusos y desestructurados, lo que significa que las empresas no pueden leerlos, ni usarlos en sus sistemas informáticos. Con el volumen de datos generados alrededor del mundo incrementándose cada año, el estudio de IBM prevé que en 2020 un 93% de todos los datos serán desestructurados.
Frente a esta tendencia, las empresas deben asegurarse de que sus sistemas de back-end recopilan adecuadamente los datos resultantes de las acciones de sus clientes y de que están utilizando procesos de analítica modernos para ser capaces de interpretar correctamente las tendencias e intereses de sus usuarios.
A día de hoy, las organizaciones están adoptando tecnologías de inteligencia artificial para analizar las informaciones desestructuradas de forma más rápida y con más precisión que un humano. Además, el análisis de datos en tiempo real puede ser utilizado para una mejor comprensión del público objetivo en el momento de su interacción con la marca. Esta información puede ser almacenada y puesta a disposición de todos los departamentos para empoderarles y beneficiarles con los insights generados.
4. Visión completa de la Compañía.
Es muy fácil que los departamentos se desalineen tanto entre sí, como con los objetivos de la empresa como un todo cuando una organización no está creando proactivamente y enfatizando una visión completa y unificada de la compañía. Esto resulta en una visión fracturada de los objetivos, que, a su vez, puede generar una disparidad en las estrategias de cada departamento y en la manera con la que cada uno de ellos interactúa con el cliente. Un buen ejemplo de ello es cuando el equipo de SEO orienta el contenido de la página web a una audiencia completamente distinta de la que ha seleccionado el equipo de redes sociales. Según eConsultancy, el 40% de las empresas encuestadas en una investigación que hicieron sobre la experiencia del cliente dicen que los departamentos de su organización tienen su propia visión respecto a cómo interactuar con el cliente.
Una visión adecuada de la totalidad de la compañía no solo considera los objetivos medibles, sino que también considera las tareas y estrategias específicas de cada departamento. Con ello, así como al asegurar que cada área sigue intentando alcanzar los objetivos establecidos, los distintos departamentos van a empezar a alinearse naturalmente el un al otro, teniendo en cuenta cómo pueden ayudarse mutuamente a alcanzar, tanto sus objetivos, como los de la organización.
Los beneficios de eliminar los silos.
Las empresas que consiguen eliminar los efectos negativos de los silos pueden beneficiarse de una comunicación más ágil, de una mejora en el uso de información, con departamentos que trabajan en sintonía, con una colaboración entre áreas y una visión global capaz de reflejar las acciones de cada departamento. El resultado es un ahorro de tiempo y de costes, así como la creación de un proceso más eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa.