Perchè la user experience nella Intranet è fondamentale in azienda
Da sempre ci impegniamo per potenziare le funzionalità della nostra piattaforma di digital experience, per sviluppare Intranet intuitive ed efficaci basate su software Open Source. A supportarci, le competenze dei nostri partner tra cui Ariadne, specializzato nella creazione di portali intranet, social collaboration, HR & e-learning. Per il secondo anno consecutivo siamo stati orgogliosi di essere main sponsor tecnologico a “Intranet Italia Day”, appuntamento di riferimento nel nostro paese, che ha visto il contributo di aziende ed esperti di fama internazionale che hanno condiviso la loro esperienza.
Le Intranet infatti sono uno strumento fondamentale in azienda. Se implementate e utilizzate in modo adeguato, possono diventare uno strumento efficace per sviluppare la comunicazione interna e la cultura aziendale. È importante avere una Intranet che funzioni davvero e che venga utilizzata in modo corretto da tutti i dipendenti, perché una comunicazione interna inefficace rappresenta una delle cause principali di insuccesso a livello lavorativo. Se si fa parte di una piccola azienda sarà più facile riunire tutti in una sala meeting per un aggiornamento, ma per le grandi realtà, comunicare significa impiegare quantità significative di tempo e risorse.
Le quattro sfide più comuni affrontate in azienda sono le seguenti:
Sfida #1: Determinare la comunicazione dall’alto al basso (top-down)
Un’azienda ha difficoltà ad aggiornare i differenti team su annunci importanti, come nuovi prodotti, risorse, policy, ecc.. Vengono postate informazioni sul sito aziendale, ma nessuno sembra leggerle. Come risolvere questa situazione?
Utilizzare gli analytics per monitorare l’engagement degli utenti. Gli analytics sull’Intranet sono spesso trascurati a causa dei costi. Tuttavia, impostare pagine di metriche, ad esempio numero di visite e Click Through Rates, può aiutare a eliminare gli ostacoli alla lettura degli annunci.
Garantire ai dipendenti la possibilità di richiedere approfondimenti e dettagli. Alcune delle informazioni più rilevanti derivano dai commenti, in particolare se membri di team diversi affrontano e si confrontano su un determinato argomento. Inoltre, per agevolare i commenti, strumenti di messaggistica o chat all’interno dell’Intranet aziendale possono semplificare la comunicazione tra dipendenti, anche quelli che non si sono mai incontrati di persona.
Targettizzare i contenuti in base ai ruoli. Automatizzando la selezione, un’azienda può assicurarsi che gli utenti ricevano solo le notizie più rilevanti per loro, eliminando i contenuti dei quali non dovrebbero preoccuparsi. Un’ulteriore opzione è di organizzare gli annunci per argomento e permettere ai dipendenti di selezionare quelli sui quali ricevere notifiche.
Sfida #2: Incoraggiare la comunicazione tra dipartimenti.
Manca la comunicazione tra i team e coordinare le iniziative è difficile. Questo determina incoerenza nel marketing, nella vision di prodotto o nel supporto ai clienti a causa di decisioni prese per compartimenti stagni. Migliorare la comunicazione tra dipartimenti spesso prevede un cambio di cultura aziendale, ma anche l’Intranet può contribuire a facilitare il processo.
Incoraggiare i blog dei differenti team. Non sapere chi sia la persona giusta da contattare complica la comunicazione tra divisioni. Se un membro del team posta aggiornamenti regolari, gli altri impiegati sanno chi tenere come riferimento in caso di necessità.
Aprire un forum aziendale. Bacheche e forum sono canali più informali, quindi i dipendenti sentirebbero meno pressione a comporre contenuti per queste vetrine rispetto a comunicazioni rivolte all’intera azienda, permettendo ai team di fornire informazioni più rapidamente a chi ne ha bisogno.
Dedicare risorse per migliorare la User Experience (UX).. Rendere la condivisione di informazioni sull’Intranet il più semplice possibile. L’adozione da parte degli utenti è spesso un ostacolo, ma migliorando la user experience per le attività più comuni è possibile incrementare il tasso di utilizzo.
Sfida #3: Ricevere maggiore riscontro dai dipendenti.
Il management desidera riscontri dagli impiegati in tempo reale su come migliorare l’azienda. Alcuni feedback arrivano, ma da un numero ridotto di dipendenti, oppure non abbastanza specifici. Creare spazio per le valutazioni potrebbe essere complicato, ma con i canali giusti è possibile potenziare il ruolo dei dipendenti.
Promuovere una survey per raccogliere i feedback dei dipendenti. Sono molti gli strumenti disponibili per creare un form e inviarlo agli utenti. Si possono inviare sotto forma di singola campagna indicando una scadenza per le risposte, oppure creare dei template disponibili per ogni eventuale segnalazione.
Creare opportunità di feedback nel flusso di lavoro quotidiano. Una sfida legata a form e indagini è che tendono a focalizzarsi su ciò che il management desidera sapere rispetto a quello che i dipendenti vogliono condividere. Integrare il processo di feedback a diverse mansioni consentirà di ottenere riscontri in tempo reale.
Sfida #4: Scegliere una piattaforma digitale adeguata
L’Intranet funziona meglio quando la piattaforma di Digital Experience abilitante è flessibile, integrabile con i sistemi esistenti e consente elevati livelli di personalizzazione/targetizzazione abbinati a strumenti di Analytics e di AI. Gli obiettivi prioritari di ogni intranet sono diversi e cambiano nel tempo quindi la piattaforma sottostante deve anch’essa essere in grado di evolvere per rispondere a necessità cambianti. La flessibilitá diventa una caratteristica fondamentale nelle strategie di medio lungo periodo.