El Portal del Empleado de Škoda da servicio a más de 40.000 personas con el objetivo de ofrecer el mejor servicio a sus clientes.
Škoda Auto, el fabricante checo de automóviles, se fundó en 1895, cuando empezó a fabricar bicicletas bajo la marca Laurin & Klement (llamada así por sus fundadores Václav Laurin y Václav Klement). Su primer coche se fabricó en 1905. En 1991, Škoda Auto pasó a formar parte del conocido Grupo Volkswagen. Desde entonces, el fabricante de automóviles de Mladá Boleslav ha pasado de ser un líder del mercado regional a convertirse en un actor global de crecimiento dinámico que opera en más de 100 mercados de todo el mundo. Škoda celebró su 125 aniversario en 2020, lo que la convierte en una de las compañías más antiguas del sector.
Hemos tenido la oportunidad de hablar con Martin Šedivý, Product Portfolio Owner de Škoda Auto. Es el principal responsable del Portal del Empeado de Škoda Space, que utilizan más de 40.000 personas. Martin Šedivý tiene un perfil emprendedor dentro de Škoda, reuniendo a diferentes partes interesadas, recopilando información, definiendo necesidades, desarrollando una visión y, por último aplicándola, todo ello con el objetivo de ofrecer el mejor servicio a los clientes.
P: ¿Qué proyectos ha realizado Škoda con Liferay?
Martin: Hemos implementado 2 proyectos. En primer lugar, el portal de empleados de Škoda Space. En segundo lugar, una plataforma para una creación más eficaz de sitios web públicos y sin ánimo de lucro de Škoda.
El portal del empleado de Škoda Space da servicio a más de 40.000 personas, desde trabajadores de fábrica a especialistas de oficina en diversos campos y altos directivos. Para cumplir su propósito, necesita fusionar funcionalmente docenas de integraciones, cientos de aplicaciones y miles de páginas de información, así como comunicaciones corporativas. Gestionamos el proyecto de forma ágil – una de las primeras veces en Škoda -, apoyándonos en soluciones de hardware locales por motivos de seguridad e integración.
El proyecto de sitios web públicos sin ánimo de lucro surgió de una situación en la que los sitios web del Museo Škoda, la Policlínica Škoda y la Escuela de Formación Profesional Škoda necesitaban trasladarse a nuevas plataformas debido a un rediseño funcional. Pensamos en el futuro y, en lugar de una simple migración de los tres sitios web, pusimos en marcha una iniciativa para construir una plataforma que permitiera lanzar nuevos sitios web rápidamente y siguiendo las normas de Škoda (seguridad, autenticación, etc).
P: Hablemos del Portal del Empleado de Škoda Space. ¿Por qué iniciaron el proyecto en primer lugar?
Martin: Iniciamos el nuevo Portal del Empleado de Škoda Space debido a una combinación de factores ya que el sistema anterior no era el adecuado. Era demasiado complicado y costoso de manejar. También tuvimos que hacer frente a la creciente complejidad del entorno digital de los empleados y queríamos que fuera lo más fácil posible para cada empleado acceder al Portal del Empleado desde cualquier dispositivo.
P: ¿Cuáles eran sus objetivos?
Martin: Nuestro principal objetivo era proporcionar el mayor beneficio posible a nuestros empleados y mejorar su experiencia de usuario. La complejidad del entorno lo convertía en un reto: tenemos 40.000 empleados, más de 300 grupos de usuarios con necesidades diferentes y más de 700 aplicaciones, además de decenas de sistemas e integraciones. Por eso queríamos construir un portal en el que todo – información relevante y tareas y procesos de los empleados – estuviera en un mismo lugar y accesible para todos, desde una fábrica hasta la alta dirección. Tenía que ser de fácil acceso, sencillo de usar y seguro para todos ellos.
P: ¿Por qué elegisteis finalmente Liferay?
Martin: Estudiamos muchas soluciones diferentes y realizamos muchas investigaciones y comparaciones de productos. Al final, elegimos Liferay porque era la que mejor se adaptaba a nuestras necesidades y requisitos: es una plataforma robusta con muchas funciones nativas out-of-the-box. Al mismo tiempo, ofrece la flexibilidad de conectarse con otros sistemas existentes – incluidos nuestros sistemas centrales – y de personalizarlos y modificarlos según nuestras necesidades.
P: ¿Puedes hablarnos un poco más del proceso de implementación?
Martin: Era un proyecto realmente complejo. Optamos por un enfoque ágil tipo scrum. Yo dirigí el equipo de desarrollo. También reunimos a un amplio grupo de interesados de toda la empresa para que nos ayudaran a definir los requisitos y probar el sistema. Trabajamos en constante interrelación, con ciclos de retroalimentación muy rápidos entre nosotros y los grupos de usuario clave para confirmar constantemente que avanzábamos en la dirección correcta con el nuevo portal.
P: ¿Cómo reaccionaron los empleados de Škoda ante el nuevo portal?
Martin: Eso también fue un reto y requirió una cierta cantidad de, digamos, gestión del cambio. Una empresa es un mercado cerrado. En un mercado tradicional, si un producto no encaja o no te gusta, simplemente puedes cambiar a otra solución. Nuestros empleados no tienen esta opción. A algunos no les gustará la nueva solución, mientras que otros la aceptarán inmediatamente. Y eso es algo con lo que hay que lidiar. Por eso hemos invertido mucho en formar a nuestros empleados sobre el nuevo portal, para que sepan trabajar con él y reconozcan sus ventajas.
Tampoco presentamos un producto acabado, sino que comunicamos que siempre se puede mejorar. Nuestros empleados tuvieron la oportunidad de dar su opinión. Así pudimos disipar muchas dudas.
P: Echando la vista atrás, ¿qué recomendaría a otros jefes del proyecto para que la ejecución de su proyecto fuera un éxito?
Martin: En primer lugar, tener una mentalidad abierta y no limitarse a ofrecer características y funcionalidades. Centrarse en todo lo que ofrece valor añadido a tus clientes finales. No cometas el error de digitalizar el “mundo de papel”. La tecnología en sí misma es estupenda, pero hay que configurarla de forma que aporte el máximo valor a las personas que la utilizan. En segundo lugar, no tener miedo de eliminar o rediseñar funciones que no estén resultando útiles. Y por último, educar a tus usuarios y permitirles dar su opinión. Esto es importante y mejorará la aceptación y el compromiso con tu solución.
P: ¿Cuál es la situación actual?
Martin: Tenemos una gran acogida y atendemos a más de 17.000 empleados distintos cada día y a casi 40.000 al mes. El 72% del contenido de nuestros empleados se consume ahora directamente a través del Portal del Empleado. Ahora nos centramos en crear contenidos de alta calidad, implementar la IA en nuestra búsqueda, maximizar la colaboración con otros sistemas y plataformas y ofrecerlos a nuestros clientes a través del portal.
P: ¿Cuál es la experiencia más común del usuario?
Martin: Depende de los usuarios. Tenemos empleados que quizá sólo quieran consultar su nómina a través del sistema. Otros lo utilizan a diario para enterarse de las últimas noticias y acceder a información relevante. Y también sirve de puerta de entrada a otros sistemas. En total, tenemos más de 300 grupos de usuarios diferentes, y personalizamos el portal y su contenido para cubrir sus necesidades.
P: ¿Cuáles son los mayores retos de la industria automovilística en materia de digitalización?
Martin: No puedo hablar en nombre de la empresa, pero en mi área de especialización se trata sin duda de la complejidad, de salir al mercado y de no seguir siempre todas las tendencias. Hay que conocer las necesidades de los clientes y ofrecer soluciones que maximicen el valor, sin olvidar que no es posible contentar a todo el mundo.