Como criar uma intranet corporativa que melhore a colaboração interna

Intranet corporativa: melhore a comunicação interna e aumente a produtividade da sua equipe

Foi-se a época em que o e-mail era a única forma de comunicação digital nas empresas. A intranet corporativa revolucionou o mercado e a maneira em que as equipes trabalham de maneira remota, principalmente após a pandemia. Segundo a Robert Half, 91% dos profissionais entrevistados trabalhariam remotamente em outra região brasileira ou mesmo no exterior. Além disso, 20,4 milhões de brasileiros (24,1% do total de trabalhadores) estão em profissões que poderiam ser realizadas remotamente, cenário que está se tornando cada vez mais comum. 

De acordo com a Buffer, 98% dos funcionários gostaria de trabalhar remotamente ao menos uma vez na vida e, dos brasileiros que realizam essa modalidade, 78% se sentem mais produtivos. De acordo com uma pesquisa realizada pela Akumina, mais de 80% dos correspondentes concordam que o ambiente de trabalho digital os conecta com colegas. Os benefícios não param por aqui: funcionários altamente engajados não só geram 10% de aumento na opinião de consumidores como também 20% de aumento na quantidade de vendas. Portanto, não deixe de perder tempo e crie um ambiente digital que engage seus funcionários.

 

O que é uma intranet corporativa?

A Intranet é uma rede privada sempre em evolução que utiliza a Internet para compartilhar informações dentro de uma empresa. Chat, armazenamento cloud, gerenciamento de conteúdo, análise de dados, aplicativo de celular, dentre outros fatores podem fazer parte de uma intranet corporativa. Ela os reúne em uma plataforma única, interativa e fácil de utilizar, tanto na modalidade UX quanto CX. A intranet corporativa pode, ainda, ser construída com diferentes níveis de privacidade, o que otimiza a eficácia e praticidade do uso desta tecnologia.

 

Por que vale a pena criar uma intranet corporativa?

A comunicação intraorganizacional já não consegue ser realizada apenas via e-mail ou ferramentas de mensagem. Torna-se cada vez mais necessário um ecossistema virtual que englobe todas as ferramentas digitais utilizadas no cotidiano de maneira eficiente que amplie a colaboração, comunicação e troca de informações entre funcionários. Neste contexto, criar uma intranet moderna aumenta a produtividade, garantindo menor burocracia, melhor gerenciamento do fluxo de trabalho, redução de e-mails, maior comunicação direta, otimização de reuniões e rápido compartilhamento seguro de arquivos. Na comunicação digital remota, a intranet é um elemento imprescindível. Os principais motivos para os funcionários mais utilizarem a ferramenta são: localizar informações (76%), acessar ferramentas para realização de seu trabalho (66%) e ler notícias da empresa e de seu departamento (47%).

A plataforma consegue garantir também um local de recursos comum para colaboradores – e até mesmo clientes – acessarem. Ao criar uma intranet, sua empresa consegue implementar uma integração completa de todos os departamentos em um único local, o que agiliza a organização de projetos e execução de tarefas.

 

O que é necessário para criar uma intranet corporativa?

Antes de mais nada, um bom planejamento. Também é preciso considerar que a intranet corporativa é um reflexo de sua empresa; por isso, ela deverá conter os elementos que serão essenciais para o seu negócio. E, acredite, são várias as possibilidades, recursos e ferramentas disponíveis para melhorar a produtividade e a comunicação que essas plataformas digitais trazem. Para saber o que sua intranet deve abranger, o primeiro passo é entender quais são as necessidades de seus stakeholders, clientes e funcionários e de que maneira a intranet pode supri-las. Trace um plano de negócios e saiba o quanto precisará investir em tempo e capital para criar uma intranet. Há quatro diferentes estágios de intranet e sua empresa, sem dúvida, se encaixa em um deles.

Passo a passo para criar uma intranet corporativa:

 

1. Definir a estrutura da sua intranet corporativa

Há uma série de elementos comuns, como: 

• Homepage: a cara da sua intranet; é o centro de notícias, informações e recursos importantes. Essa é a primeira página que seus funcionários verão;

• Ferramenta de busca;

• Galeria de imagens e vídeos;

• Ferramentas de comunicação interna como chats, fóruns ou timelines com hashtags;

• Ferramentas de gestão de projetos como calendários, listas ou Kanban;

• CMS (Content Management System): database de compartilhamento de documentos;

• Ferramenta de análise de dados;

• Diretório de funcionários: database de trabalhadores e colaboradores, essencial para obter contatos e se comunicarem;

• Formulários: desde formulários de engajamento de funcionários a pesquisas de satisfação de clientes.

• Criptografia e segurança de informações;

• Recursos de personalização.

Outros instrumentos úteis incluem ainda: versão mobile para celulares, capacidade multilíngue (para empresas de porte global ou que possuem funcionários de diversas partes do mundo), extranet (permite que pessoas externas usem a plataforma), gamificação para aumentar o engajamento de funcionários, dentre outros. 

Um estudo da Akumina mostrou que os correspondentes mais sentiram falta das funcionalidades de grupos sociais (40,24%) e de alertas (30,77%) quando utilizavam o portal, então não deixe de adicionar essas ferramentas na sua intranet. A IMRB Internacional, por exemplo, focou em criar uma intranet como base de seu conhecimento tático para aumentar a colaboração interna. Para escolher a intranet corporativa certa, é preciso:

 

2. Saber quem é seu usuário 

A intranet corporativa existe para facilitar a comunicação interna e aumentar a produtividade. Portanto, a primeira pessoa que você deve pensar é no seu usuário e o que ele precisa para realizar seu trabalho. A plataforma deve ser eficiente em qualquer nível hierárquico da sua empresa, independentemente do conhecimento técnico do usuário. A Klabin conseguiu exatamente isso, disponibilizando mais de 70 produtos/serviços com mais de 90% de adesão. Uma tática que facilita essa fase é desenvolver personas por departamento para melhor visualizar sua jornada de trabalho virtual e possíveis obstáculos.

Não caia na armadilha de estabelecer objetivos genéricos ao criar uma intranet. Estabelecer metas numéricas é essencial para medir seu sucesso. Em vez de buscar apenas "aumentar a comunicação interna", por que não "aumentá-la em 10%"? A participação em espaços comuns, enquetes, eventos e compartilhamento de fotos podem ser fatores mensuráveis para medir esse ponto. O ideal é estabelecer metas para cada departamento, levando em consideração as personas que foram previamente criadas.

 

3. Estabelecer possíveis riscos

Nenhuma decisão de negócios deixa de incluir o que pode dar errado. Trace possíveis cenários negativos, desde elevados custos até dificuldades ao utilizar a intranet (por exemplo, funcionários com problemas de conexão ou que não estão acostumados com essa tecnologia) e suas possíveis soluções. Agora sim você está pronto para o principal.

 

4. Criar uma intranet corporativa

Escolha o software que se adequa melhor à sua empresa e aos seus objetivos. Você pode criar sua intranet corporativa do zero por conta própria – e lidar com as repercussões caso faltem passos essenciais – ou contar com o apoio de empresas que já possuem esse know-how. 

Fatores importantes que devem ser considerados nessa escolha são: 

• Risco: a probabilidade daqueles riscos previamente estabelecidos em etapas anteriores aumentam em quais situações?

• Confiabilidade da plataforma e empresa: eles já são estabelecidos no mercado? Houve falhas de segurança no passado? Que tipo de serviços são oferecidos? Que empresas usam esses produtos?

• Custo benefício;

• Existência de uma versão mobile: seus funcionários usam o celular para trabalhar e isso melhoraria sua produtividade?

• Compatibilidade de sistemas: principalmente se sua empresa ou clientes utilizam mais de um sistema operacional;

• Cloud: a rapidez do compartilhamento de arquivos é compatível com o nível de segurança de sua empresa?

• Integração: que outros programas você pode conectar à intranet? Algum é essencial para sua plataforma, como o Office Suite, Google Workspace ou Slack?

• Dados e informações: quanto você consegue armazenar? É a quantidade suficiente para realizar uma análise completa?

Por fim, há um último fator imprescindível que requer uma resposta sincera: até onde sua empresa consegue realizar todos esses passos da criação de uma intranet? E mais, até onde ela consegue garantir sua manutenção futura? Este é um desafio que muitos esquecem.

 

5. Definir sua identidade

Assim como qualquer face de sua empresa, a intranet corporativa reflete sua identidade e seus valores. O design, a distribuição de informações e a escolha de conteúdo comunicam a cultura empresarial para colaboradores. Portanto, ela deve seguir com os padrões visuais de sua marca (logo, cores, fontes) e seu tom de voz. Isso porque ela é uma extensão de seu branding. A criação de personas é novamente útil para garantir que as páginas, recursos e interface transmitam o valor da sua marca e aumentem o engajamento de seus funcionários.

 

6. Testar sua intranet

Antes do lançamento, escolha usuários e colaboradores de diferentes departamentos e com distintas habilidades para testar a interface. Este processo pode ser facilitado com a participação de uma empresa que sabe como criar uma intranet certa para você. É aqui que ocorrerão importantes treinos, testes e obtenção de feedbacks. Não deixe de realizar essa etapa, pois é mais fácil identificar e lidar com um bug antes da próxima fase:

 

7. Lançar sua intranet corporativa

Esta é a etapa com maior visibilidade e, portanto, é essencial que haja um planejamento prévio de como ela ocorrerá. Quais serão os espaços em que a intranet será divulgada? A notícia está chegando a todos os futuros usuários, sejam eles funcionários ou colaboradores? Como ela despertará a curiosidade para usar essa nova plataforma o quanto antes? Retorne aos passos iniciais e analise se todos os pontos estão sendo efetivamente comunicados para seu time.

 

8. Garantir o funcionamento de sua intranet a longo prazo

Aqui é onde o setor de tecnologia brilhará. Sempre aparecerão novos bugs e atualizações e sua plataforma precisa estar em dia. A utilização de longo prazo trará os lucros e metas traçados nas fases anteriores – mas apenas se a intranet corporativa funcionar efetivamente e conseguir engajar os usuários.

Criar uma intranet corporativa era apenas o início. Agora começa o real desafio. Para manter a plataforma em pleno funcionamento, não é apenas necessário uma equipe de suporte técnico que perceba problemas e os conserte rapidamente, mas também é essencial haver um forte controle de informações e garantia de privacidade. 71% de trabalhadores no mundo admitiram compartilhar informações confidenciais de suas empresas. Vale lembrar que a Lei Geral de Proteção de Dados acarreta em multa simples de até 2% do faturamento, chegando a R$ 50 milhões por infração. Considerando ainda o aumento no número de ataques cibernéticos, toda empresa precisa desenvolver redes privadas seguras que protejam informações sigilosas.

Criar uma intranet corporativa pode ser a decisão mais importante da sua empresa. Ela foi um divisor de águas para a Klabin e pode ser para a sua também. A implementação de uma intranet pode revolucionar a comunicação interna, a produtividade, a troca de informações e dados de sua empresa, diminuindo a burocracia e acelerando projetos de todos departamentos. 

E nada melhor do que contar com os serviços de experts no assunto. A Liferay pode lhe ajudar a criar a intranet perfeita para sua empresa.