In großen Unternehmen steht das Thema “Enterprise Content Management” (ECM) schon lange im Fokus - und lange, bevor zum Beispiel das Marketing das Thema Content für sich entdeckte. Der Grund ist klar: Gerade in Organisationen mit hohem Aufkommen an strukturierten wie auch unstrukturierten Informationen ist die Sicherstellung einer Zugänglichkeit des Contents wichtig für den Erfolg am Markt und die unternehmensinterne Effizienz. 

Die Enterprise Content Management-Systeme haben dazu beigetragen, Informations-Silos im Unternehmen aufzubrechen. Doch mittlerweile ist die nächste Entwicklungsstufe im ECM angebrochen: Die Integration des unternehmenseigenen Contents in eine “digitale Experience” - sowohl für Kunden wie auch Mitarbeiter. Möglich wird dies durch “Content Services”, die sich auch in idealer Form an offene Digital Experience Plattformen einbinden lassen. Somit werden Content-Silos ein für allemal aufgebrochen, und Inhalte werden auf effiziente Weise zur Verfügung gestellt. 

Was ist ECM (Enterprise Content Management)? 

Folgen wir den Analysten von Gartner, dann ist Enterprise Content Management eine Strategie, wie Unternehmen die gesamte Bandbreite ihrer Inhalte verwalten. Damit geht der Begriff ECM weit über eine Technologie oder Softwarelösung  hinaus, sondern beschreibt den kompletten Prozess des Dokumentenmanagements. 

Enterprise Content Management im Wandel

Enterprise Content Management bezeichnet eigentlich einen Prozess oder eine Strategie. In den frühen 2010er Jahren wurde der Begriff ECM jedoch auch für die Softwaresysteme verwendet, die dieses unternehmensweite Content-Management ermöglichen. 
Wegen der Vielfalt und der dynamischen Entwicklung im Thema ECM spricht man heute jedoch nicht mehr von ECM-Systemen, sondern eher (wie zum Beispiel Gartner es in seinem Magic Quadrant es tut) von Content Services. 

Heute beschreibt der Begriff Enterprise Content Management (ECM) also vor allem die Komplexität der Verwaltung und Bereitstellung von Inhalten in einem Unternehmen. Unternehmen bewältigen diese Herausforderungen mit einer monolithischen, benutzerdefinierten Plattform oder einem CMS, das bei Bedarf zusätzliche Funktionen integriert, was die Aussicht auf klare Grenzen für dieses Technologiesegment unrealistisch macht.

Mit der Erweiterung des Funktionsumfangs der Lösungen werden viele traditionelle Kategorien zu neuen Begriffen zusammengefasst. Aus diesem Grund ändern sich die Schlagworte der Branche ständig. Software ist nicht statisch, und die Anbieter entwickeln Lösungen als Antwort auf die Bedürfnisse der Kunden, auch wenn dies die akzeptierten Branchengrenzen überschreitet.

ECM, DAM und CMS entwickeln sich zu Content Services

Der Begriff Content Services spiegelt in gewisser Weise den Trend zur Produktkategorie DXP (Digital Experience Plattform) wider. Da Inhalte zu einem Kernmerkmal von allem werden, führen die dafür erforderlichen Dienste und Erweiterungen dazu, dass sich CMS, ECM, DAM und andere Content-Lösungen in einer Kategorie überschneiden. 

Content Services vereinfachen dies, indem sie alle Software-Tools zusammenfassen, die es Ihnen ermöglicht, Inhalte jeglicher Art zu verwalten und zu veröffentlichen. Dies umfasst auch den nötigen Entwicklungsumfang, um alle Dienste, Tools und Erweiterungen unterzubringen.

Die Verfügbarkeit von Content Services macht jedoch die Notwendigkeit einer umfassenden ECM-Strategie nicht überflüssig - ganz im Gegenteil. Denn von nun an ist es umso wichtiger, sich über die Bedeutung, Prozesse und Anforderungen an Content bewusst zu werden.

Erstellen einer ECM-Roadmap für die Zukunft

Anstatt sich auf wechselnde Begriffe zu konzentrieren, sollten Unternehmen ihre aktuellen Inhalte betrachten und sich fragen, was sie in den nächsten sechs bis 12 Monaten können müssen. Mit diesen Fragen kann der Prozess der Erstellung einer Roadmap beginnen:

• Welche neuen Geräte werden auf den Markt kommen, und sind Sie darauf vorbereitet, Inhalte für diese Geräte bereitzustellen?
• Wie werden sich neue Technologien auf die von Ihnen produzierten Inhalte auswirken? Künstliche Intelligenz kann beispielsweise bereits grundlegende Inhalte schreiben, wodurch sich die Prioritäten für die Arbeit Ihrer Inhaltsersteller verschieben.
• Wie können Content Services die Mitarbeiter bei ihren aktuellen Aufgaben besser unterstützen? Cloud-basierte Repositories eröffnen den Zugang zu Inhalten, bringen aber auch potenzielle Sicherheitsbedrohungen mit sich, auf die sich Ihr Unternehmen vorbereiten muss.
• Welche Funktionen können konsolidiert werden?
• Welche API-gesteuerten Dienste oder andere Integrationen müssen implementiert werden? Disruptive Technologien wie das Internet der Dinge oder Virtual Reality können zu neuen Kanälen werden, über die Inhalte konsumiert und bereitgestellt werden müssen.

In der Zwischenzeit wäre es von Vorteil, die sich entwickelnde Definition von digitalen Experience-Plattformen im Auge zu behalten, von denen viele ein CMS-Erbe mitbringen, das ein wesentlicher Bestandteil von ECM werden wird. Da die Produktkategorien weiter konvergieren, wird das Konzept integrierter, leichtgewichtiger Plattformen weiterhin relevant sein, egal, auf welchen Begriff wir uns einigen.

Führende Unternehmen setzen bei ihren Herausforderungen im Enterprise Content Management auf Liferay DXP.  Dabei bietet Liferay auch zahlreiche Schnittstellen zu führenden ECM-Systemen bzw. Content Services wie z.B. Alfresco). Hier erfahren Sie mehr über Liferay DXP...