Erfahren Sie, wie ein Lieferantenportal mit den richtigen Bausteinen Ihr Unternehmen voranbringen kann – und wie Sie sich für ein Portal entscheiden, das zu Ihren Anforderungen passt.
Ein Lieferantenportal, manchmal auch Lieferanten-Plattform oder Anbieter-Portal genannt, ist das digitale Zuhause Ihres Liefernetzwerks. Lieferantenportale bieten Einblicke in zahlreiche Bereiche, vom Onboarding über die Rechnungsstellung und Zahlung bis hin zu aggregierten Lieferantendaten und aktuellem Lieferantenstatus.Sie sind die zentrale Anlaufstelle für das Beziehungsmanagement mit Ihren Lieferanten und können auf verschiedene Weise einen Mehrwert für Ihr gesamtes Unternehmen schaffen.
In unserem Blogbeitrag finden Sie einen Überblick über die Bausteine, die jedes Lieferantenportal beinhalten sollte und außerdem darüber, wie Sie die richtige Lösungen für Ihre individuellen Anforderungen auswählen.
Die Vorteile von Lieferantenportalen
Es besteht kein Zweifel daran, dass die Einführung von Self-Service-Commerce-Erlebnissen im B2B sich rasant entwickelt hat, vor allem seit der Pandemie und den mit dieser verbundenen Schwierigkeiten in globalen Lieferketten. Und auch die Prognosen für die Zukunft sind stark: Tatsächlich wird der weltweite B2B-E-Commerce-Markt bis 2030 schätzungsweise 33.317,37 Mrd. USD erreichen, was einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 20,2 % entspricht.
Aber der B2B-Handel hat mehr Aspekte, als Sie vielleicht gedacht haben. Die meisten Unternehmen verbinden das Thema E-Commerce mit einer besseren und effizienteren Methode, um Produkte und Dienstleistungen an ihre Kunden zu verkaufen – ganz gleich, ob es sich dabei um Verbraucher oder andere Unternehmen handelt. Um die Effizienz ihrer Organisationen zu steigern, sollten große Einzelhändler, Großhändler, Distributoren und Hersteller jedoch außerdem nach effektiveren Methoden des Lieferantenmanagements suchen – so wie sie beispielsweise über ein Lieferantenportal möglich sind.
Die wesentlichen Vorteile solcher Lieferantenportale sind:
- Digitalisierung und Automatisierung: Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist auf dem heutigen Markt ein wesentlicher Erfolgsfaktor – und Voraussetzung für die Reduzierung von manuellen Aufgaben. Mit einem Lieferantenportal können Sie Beschaffungs- und Zahlungsprozesse digitalisieren und automatisieren, die Datenzugänglichkeit verbessern und jederzeit digitale Genauigkeit sicherstellen.
- Kommunikation und Sichtbarkeit: Wenn alle Lieferantendatensätze, Bestellungen, Anfragen und Gespräche an einem Ort vorhanden sind, ist die Kommunikation schneller und klarer. Außerdem ist es einfacher, Qualitätsprobleme bei Lieferanten zu überprüfen und darauf zu reagieren.
- Effizienz und Optimierung: Unabhängig davon, ob Sie das Onboarding von neuen Lieferanten verwalten oder die Rechnungsbearbeitung verbessern möchten, ein Lieferantenportal gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre vorhandenen Workflows neu zu definieren, um die Effizienz in Ihren gesamten Lieferantenbeziehungen zu steigern. Dazu gehört auch das Angebot von Self-Service-Funktionen für jedes Lieferantenprofil.
Die wichtigsten Bausteine eines Lieferantenportals
Ihr Lieferantenportal sollte es Ihnen ermöglichen, Prozesse zu optimieren und zu beschleunigen und außerdem effizienter mit Ihren Lieferanten zu kommunizieren, damit Sie sich schnell an sich ändernde Marktdynamiken anpassen können. Die folgenden Bausteine helfen Ihnen dabei, dies zu erreichen:
1. Eine Self-Service-Wissensdatenbank, die es Ihren Lieferanten erleichtert, Ihren Einkaufsprozess und die Art der Vorteile zu verstehen, die sie durch eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen realisieren können.
2. Ein unkomplizierter und effizienter Self-Service-Onboarding-Prozess für neue Lieferanten.
3. Die Möglichkeit, produktbezogene Daten in Ihre MDM/PIM-Datenbank hochzuladen.
4. Die Möglichkeit, Angebote einzuholen, Auftragsbestätigungen zu erfassen und deren Status zu verfolgen, um zu sehen, ob ein Auftrag angenommen oder abgelehnt wurde.
5. Zugang zu Ihrem Kampagnen-Planungssystem und Ihren Kalendern zum Erstellen, Verwalten und Bewerten der Performance von Produkten und Werbeaktionen.
6. Zugriff auf zeitnahe und relevante Finanzinformationen, wie den Status der Kreditorenbuchhaltung, Rechnungsverfolgung, Leistungen in Bezug auf Verträge usw.
7. Einblick in EDI-Transaktionen, zur Darstellung von Kennzahlen wie Dauer der Auftragsabwicklung und Genauigkeit.
8. Die Möglichkeit, Anfragen nach Informationen oder Genehmigungen automatisch an die richtige Abteilung oder Person weiterzuleiten und Statusaktualisierungen in Echtzeit zu erhalten.
9. Hochladen und Verwalten von Dokumenten mit regulatorischen und gesundheitsbezogenen Inhalten in Bezug auf Lieferanten.
10. Eine einzige vereinfachte Anmeldung (Single-Sign-On), die Lieferanten den Zugriff auf alle Systeme ermöglicht, mit denen sie interagieren müssen.
11. Starkes Benutzer- und Identitätsmanagement, das die Zugriffskontrolle für jedes Lieferanten-Konto ermöglicht.
Auch wenn ein Lieferantenportal ohne einen der oben genannten Bausteine funktionieren kann, bietet es möglicherweise nicht alle Funktionen, die Sie benötigen, um von den potenziellen Vorteilen zu profitieren. Wenn Sie das Optimum mit Ihrem Lieferantenportal erreichen möchten, sollten Sie nach einer Softwarelösung suchen, die die einfache Realisierung all dieser Bausteine abdecken kann.
Entscheidung für ein Lieferantenportal: Darauf sollten Sie achten
Wenn Sie sich für ein Lieferantenportal entscheiden, sollten Sie sicherstellen, dass dessen Funktionalitäten sowohl für Ihre aktuellen als auch für Ihre zukünftigen Anforderungen geeignet sind. Priorisieren Sie wie folgt:
Skalierbarkeit
Vielleicht fangen Sie lieber klein an und stellen sicher, dass Ihre Lösung die Grundlagen bietet, wie Self-Service-Onboarding für neue Lieferanten oder eine Wissensdatenbank. Ihr Portal muss allerdings im Laufe der Zeit problemlos skaliert werden können, um mehr Lieferanten und Anwendungen aufzunehmen. Achten Sie auf eventuelle Zusatzkosten, die durch das Hinzufügen weiterer Nutzer oder zusätzlicher Funktionen anfallen können.
Flexibilität
Viele fertige Funktionen eines Lieferantenportals klingen auf den ersten Blick gut. Sie müssen aber auch sicher sein, dass sich Ihr Lieferantenportal an Ihre Anforderungen anpassen kann, wenn sich diese in Zukunft ändern. Bitten Sie Ihre IT-Experten, die vorgeschlagene Lösung zu bewerten, um sicherzustellen, dass sie in Ihr gesamtes digitales Ökosystem passt und die entsprechenden Tools für Ihr Wachstum bietet.
CMS
Wenn Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit erleichtern möchten, ist es unerlässlich, Lieferanten genaue und aktuelle Informationen schnell zur Verfügung zu stellen. Mit Content-Management-Funktionen können Sie ein zentrales Repository für Informationen bereitstellen und sie ermöglichen es Ihnen, Inhalte wie Webseiten, Blogbeiträge und Wiki-Artikel zu erstellen und verwalten.
Digital Asset Management
Wir leben zwar in einer weitgehend papierlosen Welt, aber Sie müssen immer noch viele unterschiedliche Arten von Inhalten verwalten, einschließlich Tabellenkalkulationen, PDFs, Bilder, Videos, Word-Dokumente, Formulare, Behörden- und Gesundheitsbescheinigungen, Versanddokumente und mehr.
Suche und Navigation
Eine Suchfunktion auf Unternehmensebene ist unerlässlich, um Ihre Nutzer bei der Navigation in Ihrem Portal zu unterstützen und schnell die benötigten Informationen zu finden. Die Verfeinerung der Suchergebnisse für häufig gestellte Fragen und Antworten sowie Wissensdatenbanken mit Filtern wie Kategorien, Tags und anderen Metadaten-Attributen tragen beispielsweise wesentlich zur Verbesserung der User Experience bei. Zudem unterstützen Sie so Ihre Lieferanten bei der eigenständigen Bearbeitung und Lösung von einfacheren Problemen.
Personalisierte Dashboards für alle Nutzer
Je nach Produktart, Benutzertyp oder Anbieterstatus müssen verschiedene Kategorien von Anbietern und einzelnen Nutzern Zugriff auf spezifische Informationen haben. Aus diesem Grund sollte Ihr Portal Dashboards unterstützen, die es jedem Nutzer ermöglichen, allgemeine Informationen, rollenspezifische Daten und mehr zu finden. Jemand in der Buchhaltungsabteilung Ihres Lieferanten benötigt beispielsweise eine ganz andere Ansicht als jemand im Vertriebs- oder Logistik-Team.
Integrationsfähigkeiten
Ein effektives Lieferantenportal ermöglicht Integrationen mit externen Technologien über native Konnektoren, APIs und andere Integrationstools. Führen Sie vorhandene Systeme zusammen, um Informationen wie den Status von Bestellungen, den Lagerbestand oder die Anzahl offener Tickets alle auf einem Portal anzuzeigen.
Automatisierte Workflows
Einer der Vorteile einer Unternehmensportal-Plattform ist die Fähigkeit, automatisierte Workflows zur Optimierung von Routineprozessen zu erstellen. Sie können beispielsweise einen Workflow erstellen, um den Fortschritt von Bestellungen zu erfassen und zu verfolgen, und ein SLA festlegen, um automatische Erinnerungen für Lieferanten auszulösen, wenn innerhalb von fünf Werktagen keine Antwort erfolgt. Auch im Falle einer Rechnung, die aktualisiert werden muss, sollten Lieferanten in der Lage sein, Anfragen zu Änderungen direkt im Portal zu stellen, wodurch Telefonanrufe oder die E-Mail-Kommunikation überflüssig werden.
UX-Management
Eine nahtlose User Experience mit logischen Abläufen und einfacher Navigation ist unerlässlich. Im Idealfall vereint Ihr Lieferantenportal alle Sites und Systeme, die Lieferanten und interne Teams nutzen, unter einer Anmeldung und einem Passwort (Single Sign-On) und hilft so beiden Seiten, Zeit zu sparen. Außerdem sollte die von Ihnen gewählte Plattform Benutzern Low-Code-Funktionen bieten, damit sie Änderungen vornehmen können, die die UX beeinflussen, ohne dass die Hilfe von IT-Teams notwendig ist.
Erste Schritte mit einem auf Sie zugeschnittenen Lieferantenportal
Da globale Lieferketten immer komplexer werden und Geschäftspartnerschaften zunehmend auf Self-Service-Lösungen angewiesen sind, ist ein gutes Lieferantenportal künftig besonders wichtig. Neben verbesserter Sichtbarkeit und Kommunikation bestimmen Sie mit diesen Lösungen maßgeblich das Management von Lieferantenbeziehungen in Echtzeit und machen das Lieferantenportal zu einem wichtigen Kanal, um alle relevanten Interaktionen zu digitalisieren und auf einer einzigen Plattform zu überwachen.
Ein effektives Lieferantenportal muss daher über Ihren vorhandenen Systemen liegen, um Ihnen Einblicke zu den Vorgängen im Backend zu gewähren. Um dies zu erreichen, bauen Sie Ihr Lieferantenportal mit einer flexiblen Lösung auf, wie einer Digital Experience Platform (DXP).
Eine DXP ist eine Enterprise Software und unterstützt Unternehmen bei der Bereitstellung von vernetzten, kontextualisierten digitalen Erlebnissen – entlang der gesamten Customer Journey und über mehrere Touchpoints hinweg. DXPs bieten Out-of-the-Box-Funktionalitäten zur Unterstützung und Beschleunigung der Gestaltung, des Managements und der Optimierung von digitalen Erlebnissen. Was DXPs zusätzlich auszeichnet, ist ihre Fähigkeit, sich in andere Technologien zu integrieren und als Schnittstelle zur Darstellung von relevanten Daten zu fungieren.
Bereit, sich selbst davon zu überzeugen? Erfahren Sie, was ein mit Liferay DXP realisiertes Lieferantenportal leisten kann: www.liferay.com/supplier-portals.
