Como uma intranet pode estimular a produtividade no trabalho remoto?
Nos últimos meses, milhares de pessoas começaram a trabalhar de maneira remota devido à pandemia global causada pela COVID-19. Essa mudança trouxe algumas preocupações sobre produtividade: será que os colaboradores que agora estão trabalhando remotamente serão tão produtivos quanto no escritório?
O Futuro do Home Office
À medida que buscamos pelo novo normal, é provável que a revolução do home office seja acelerada. Richard Eisenberg, escrevendo para Forbes.com, afirmou no início da pandemia: “Agora que o home office foi visto como uma possibilidade para milhares de trabalhadores, é provável que quando a crise da COVID-19 passe, mais empresas deixarão que seus colaboradores trabalhem remotamente algumas vezes”. Ainda assim, a grande pergunta é se uma força de trabalho predominantemente remota ou altamente distribuída (misto de home office, campo, varejo, etc) irá alcançar ou mesmo superar a produtividade dos dias anteriores à pandemia. Um estudo feito pela Stanford Graduate School of Business descobriu que atualmente os funcionários em casa era 13% mais produtivos que nos escritórios. O atual mundo que vivemos é um grande laboratório de experimentos a serem validados, mas empresas que usam intranets têm muitas possibilidades para estimular a produtividade da força de trabalho moderna, independente de onde esteja trabalhando.
O que é uma Intranet Moderna?
Um digital workplace abrange todo conjunto de ferramentas que uma empresa utiliza para permitir que seus funcionários façam seus trabalhos, e a intranet é o centro gravitacional desta estrutura. Se a palavra “intranet” lhe remete a imagens de softwares sem graça para compartilhar arquivos e criar sites genéricos para equipes, você não está sozinho. Entretando, está na hora de sonhar um pouco mais adiante. As intranets modernas possuem recursos críticos para um canal oficial de comunicação corporativa, um espaço para colaborar, encontrar conhecimento confiável e se envolver com especialistas internos. Esses são recursos necessários nos melhores cenários e tornam-se ainda mais essenciais em tempos de trabalho majoritariamente remoto, quando não se pode apenas fazer uma visita à mesa do colega para lhe fazer uma pergunta.
Aqui vão três recursos-chave que as intranets modernas precisam:
Atuar como um Canal de Comunicação Corporativa Confiável e Estimular Consistência de Negócio
Os funcionários precisam ser capazes de encontrar rapidamente comunicações oficiais centralizadas e um repositório de conteúdo para entregar uma experiência consistente a seus clientes globalmente. Os líderes querem saber que seu principal canal corporativo está sendo adotado e que as comunicações estão sendo lidas. Assim, as intranets modernas não devem ser apenas top-down em suas comunicações, elas devem ser capazes de conectar todos os níveis de negócios, permitindo que os funcionários comentem, responder e colaborem a partir de qualquer lugar do mundo.
Esse conteúdo deve estar disponível em qualquer dispositivo para alcançar a todos os tipos de colaboradores, incluindo os que não estão nos escritórios, fábricas, lojas, filiais ou franquias. Além disso, o conteúdo precisa ser personalizado e segmentado para determinados grupos de colaboradores, assegurando não apenas que cada pessoa veja o que é relevante para ela, como também cada um possa compartilhar aquela informação com seus colegas e times. As intranets modernas facilitam a localização de especialistas internos, bem como oferecem integrações comuns com ferramentas de bate-papo, mostram se estão com status online e facilitam conversas ad hoc rápidas.
É lógico que é mais difícil gerir e alinhar metas com uma força de trabalho predominantemente remota. Por isso, um veículo de comunicação confiável como uma intranet corporativa pode ajudar a tornar os objetivos da empresa claros, eliminando silos ao longo da organização e ajudando na entrega de serviço consistente aos clientes em todo mundo.
Criar "experiência de cliente" para os funcionários
Toda empresa deve ter como objetivo construir uma intranet que seus colaboradores amem. Mas como você consegue isso? Desenhe-a com eles e para seu benefício, assim, a empresa também ganhará. Experiências com as entregues aos clientes são desenhadas a partir do comprador e fazem com que a busca e compra de produtos tenha o menor nível de fricção possível. Tomando essa visão de vendas e marketing emprestada, a intranet moderna deve buscar uma experiência corporativa sem fricção para liberar os colaboradores para trabalharem em tarefas de alto valor.
Em primeiro lugar, as intranets modernas precisam encontrar maneiras de reduzir os ruídos. Os funcionários são inundados de informação, dados e conteúdo todos os dias. Permissões granulares podem ser utilizadas para que os colaboradores visualizem apenas o que precisam. Além disso, a personalização baseada em segmentos de funcionários pode ser utilizada para priorizar o que cada usuário vê, garantindo que eles estejam recebendo conteúdos locais importantes. As recomendações de conteúdo apoiadas por inteligência artificial podem gerar sugestões com base no histórico de interesse do usuário.
Em segundo lugar, se tudo isso falhar em entregar ao funcionário o que ele precisa, garanta que seja fácil encontrar conteúdo e recursos com uma navegação intuitiva e, ainda mais importante, uma experiência de busca parecida com a do Google, não apenas indexando o conteúdo da intranet, como também conectando sistemas.
Por fim, envolva tudo isso em um pacote visual que reforce os valores da sua marca e, ao mesmo tempo, tenha ótima usabilidade. Dê aos seus usuários a capacidade de construir facilmente seus sites e páginas para times e projetos. Busque tornar a experiência do seu colaborador tão boa quanto a que você procura fornecer ao seu cliente. Com isso, não só você ajuda os seus colaboradores a serem efetivos, como também faz com que eles se sintam valorizados e, consequentemente, fiquem mais tempo na sua empresa.
Tudo isso serve para criar melhores experiências ao colaboradores, independente de onde trabalham, como trabalham e que dispositivo utilizam. Isso reforça um alinhamento global em relação às prioridades, torna os colaboradores engajados e empoderados e ajuda todo mundo a sentir parte de uma causa comum.
Otimizar Operações de Negócio Digitalmente
Outra função de uma intranet moderna é a capacidade de digitalizar operações de negócio para que elas possam ser realizadas remotamente. Empresas mais tradicionais e estabelecidas talvez tenham processos críticos que são manuais ou que utilizam papel, sendo difícil realizá-los em períodos de home office. Talvez impossível. Se surgir uma grande interrupção no escritório, isso se torna um problema de continuidade de negócios. Digitalizar processos para gerenciá-los via desktop ou dispositivos móveis não só lhe dá a capacidade de levar todo o trabalho para casa, como também aprimora as operações do dia a dia, uma vez que gera a habilidade de mensurar os níveis de conclusão, identificar gargalos e estimular eficiência. Como algumas empresas já perceberam, a digitalização também abre oportunidades para que os funcionários de distintas posições na empresa conversem e colaborem para entregar melhores resultados.
Todo líder de negócio deve se perguntar “Quais atividades meus colaboradores passam muito tempo fazendo e que objetivo de negócio eles não estão conseguindo atingir?”. Pode ser que existam oportunidades para alavancar os recursos de integração e automação de processos de uma intranet moderna com o objetivo de simplificar e digitalizar esses processos, reduzir a complexidade e o tempo gasto com tarefas de baixo valor de negócio. Por exemplo, se você é um líder de RH: o seu time está gastando muito tempo gerindo e-mail e chats com tópicos como férias, faltas, benefícios, e folhas de ponto? Experiências de autoatendimento que facilitam para os funcionários resolverem essas questões em segundos não só os tornam mais felizes, como também libera tempo para sua equipe de RH cuidar melhor deles.
Evoluindo para o Novo Normal
Intranets modernas estão rapidamente se tornando um elemento chave na estratégia de um digital workplace. Elas são uma ligação fundamental dentro do seu digital workplace e ajudam a evoluir o seu negócio para tornar-se competitivo em tempos de mudanças bruscas. Ser capaz de apoiar a comunicação oficial, ainda que bidirecional, criar uma experiência de intranet centrada no usuário que ajuda a realizar o seu trabalho, e transformar digitalmente as operações de negócio, é parte vital da capacidade de escalar rapidamente para uma força de trabalho remota a qualquer momento e de manter os colaboradores produtivos fora do escritório. De maneira direta, ser digital é uma habilidade de sobrevivência óbvia para os negócios e ter uma estratégia moderna de intranet ajuda os colaboradores a trabalharem melhor de suas casas quando necessário.