11 elementi fondamentali per un portale fornitori ad alte prestazioni

Un portale fornitori, a volte chiamato anche piattaforma fornitori, è una soluzione che funge da casa digitale per la tua rete di fornitura. I portali fornitori offrono visibilità su tutto, dalla fatturazione al pagamento, dai dati allo stato dei fornitori. Fungono da sportello unico per la gestione delle relazioni e donano valore all'intera azienda in diversi modi.

Ecco uno sguardo agli elementi di base che ogni portale fornitori dovrebbe avere e come scegliere quello giusto per le tue esigenze.
 

Vantaggi di un portale fornitori

Senza dubbio, l'adozione del commerce self-service business-to-business (B2B) si è espansa rapidamente, soprattutto dopo la pandemia e le relative interruzioni nella catena di fornitura. Si stima infatti che il mercato globale del commercio elettronico B2B raggiungerà i 33.317,37 miliardi di dollari entro il 2030, con un tasso di crescita annuale composto del 20,2%.

Ma ci sono più aspetti del commercio B2B di quanti tu possa aver considerato. Quando la maggior parte delle aziende pensa all'e-commerce, lo considera nel contesto di un modo migliore e più efficiente di vendere ai propri clienti, siano essi consumatori o altre aziende. Tuttavia, per aumentare ulteriormente l'efficienza delle organizzazioni, grandi rivenditori, grossisti, distributori e produttori sono anche alla ricerca di metodi più efficaci per la gestione dei fornitori, ad esempio attraverso un portale fornitori.

I vantaggi principali di un portale fornitori includono:

• Digitalizzazione e automazione: la digitalizzazione dei processi aziendali è un fattore di successo essenziale nel mercato odierno e un prerequisito per eliminare le attività manuali. Un portale fornitori consente di digitalizzare e automatizzare i processi di approvvigionamento e pagamento, migliorando l'accessibilità dei dati e garantendo l'accuratezza digitale in ogni momento.
• Comunicazione e visibilità: quando i registri, gli ordini di acquisto, le richieste e le conversazioni di ogni fornitore si trovano in un unico luogo, la comunicazione è più rapida e chiara, ed è più facile rivedere e rispondere ai problemi relativi alla qualità.
• Efficienza e ottimizzazione: che tu stia gestendo l'onboarding di nuovi fornitori o migliorando l'elaborazione delle fatture, un portale fornitori ti consentirà di ridefinire i flussi di lavoro esistenti per aumentare l'efficienza in tutte le relazioni con i fornitori, compresa l'offerta di funzionalità self-service per ciascun profilo fornitore.

 

Gli elementi di base più importanti per un portale fornitori 

Il portale dei tuoi fornitori deve permettere di accelerare i processi e comunicare in modo rapido ed efficiente, per adattarti rapidamente alle mutevoli dinamiche del mercato. I seguenti elementi di base ti aiuteranno a raggiungere questo obiettivo:

1. Una knowledge base self-service che permetta ai fornitori di capire facilmente le tue procedure di acquisto e i vantaggi che possono ottenere facendo business con te.

2. Un processo di onboarding self-service semplice ed efficiente per i nuovi fornitori.

3. La possibilità di caricare informazioni relative ai prodotti nel tuo database MDM/PIM.

4. La possibilità di richiedere preventivi, acquisire risposte agli ordini e monitorarne lo stato per vedere se un ordine è stato accettato o rifiutato.

5. L'accesso al tuo sistema di pianificazione delle campagne e ai calendari per creare, gestire e valutare le prestazioni di prodotti e promozioni.

6. L'accesso a informazioni finanziarie pertinenti e aggiornate, come lo stato dei pagamenti, il monitoraggio delle fatture, le prestazioni rispetto ai contratti ecc.

7. Visibilità delle transazioni EDI per mostrare metriche come i tempi di evasione e l'accuratezza.

8. La possibilità di reindirizzare automaticamente le richieste di informazioni o le approvazioni al reparto o alla persona di competenza e di ricevere aggiornamenti in tempo reale sullo stato.

9. Il caricamento e la gestione dei documenti per i contenuti relativi a normative e stato di salute dei fornitori.

10. Un'autenticazione singola semplificata in grado di offrire ai fornitori l'accesso a tutti i sistemi interni con i quali hanno bisogno di interagire.

11. Solida gestione degli utenti e delle identità che consente il controllo degli accessi ad ogni account fornitore.

Anche se un portale fornitori può comunque funzionare senza uno qualsiasi degli elementi di cui sopra, potrebbe non offrire tutto ciò di cui hai bisogno per raccogliere i potenziali benefici. Per ottenere il massimo dal tuo portale fornitori, cerca una soluzione software che li riunisca tutti.

 

Scegliere un portale fornitori: cosa cercare 

Quando si cerca un portale fornitori, è bene assicurarsi di avere la giusta funzionalità sia per le esigenze presenti che per quelle future. Dai la priorità a:

Scalabilità
Iniziare in piccolo può essere una buona idea, per assicurarti che la tua soluzione offra gli elementi di base, come l'onboarding self-service o una knowledge base per i nuovi fornitori. Tuttavia, il tuo portale deve essere in grado di scalare facilmente nel tempo per poter contenere più fornitori e applicazioni. Presta attenzione a eventuali costi aggiuntivi che potresti dover sostenere quando aggiungi altri utenti o funzionalità.

Flessibilità
È facile rimanere stupiti da una demo delle funzionalità delle soluzioni del portale. Ma devi anche assicurarti che la piattaforma del tuo portale sia in grado di adattarsi al mutare delle tue esigenze in futuro. Chiedi ai tuoi esperti IT di valutare la soluzione proposta per assicurarti che sia adatta al tuo ecosistema digitale complessivo e che offra gli strumenti adatti per la crescita.

CMS
Offrire informazioni accurate e aggiornate direttamente ai fornitori è essenziale se si desidera facilitare la comunicazione e la collaborazione. Le funzionalità di gestione dei contenuti consentono di fornire un unico archivio di informazioni per creare e gestire contenuti, ad esempio pagine web, post di blog e articoli wiki.

Gestione delle risorse digitali
Anche se viviamo in un mondo ormai "paperless", rimane comunque l'esigenza di gestire i contenuti più disparati, fra cui fogli di calcolo, PDF, immagini, video, documenti di Word, certificazioni governative e sanitarie, documenti di spedizione e altro.

Ricerca
Una funzionalità di ricerca a livello aziendale è essenziale per aiutare gli utenti a navigare nel portale e a trovare rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno. Perfezionare i risultati di ricerca nelle pagine delle domande frequenti e nelle knowledge base con filtri come categorie, tag e altri attributi di metadati, ad esempio, migliorerà notevolmente l'esperienza dell'utente, aiutando i fornitori a gestire e risolvere autonomamente problemi più semplici.

Dashboard utente personalizzate
Le diverse categorie di fornitori e i singoli utenti devono accedere a informazioni uniche per il loro tipo di prodotto o di utente o per il loro stato di fornitore. Il tuo portale deve essere in grado di supportare dashboard che consentano a ogni account utente di trovare e visualizzare facilmente informazioni generali, dati specifici per ruolo e altro ancora. Ad esempio, una persona del reparto contabilità dei fornitori avrà bisogno di una visualizzazione molto diversa da una del reparto vendite o logistica.

Funzionalità di integrazione
Un buon portale fornitori consente l'integrazione con tecnologie esterne tramite connettori nativi, API e altri strumenti di integrazione. Riunisci i sistemi esistenti per visualizzare informazioni come lo stato degli ordini di acquisto, i livelli di inventario o il numero di ticket aperti, il tutto all'interno del portale.

Workflow automatizzati
Uno dei vantaggi della piattaforma di un portale enterprise è la possibilità di creare flussi di lavoro automatizzati per ottimizzare i processi di routine. Ad esempio, puoi creare un flusso di lavoro per acquisire e monitorare l'avanzamento degli ordini di acquisto, impostando uno SLA per attivare promemoria automatici per i fornitori se non ricevi una risposta entro cinque giorni lavorativi. Nel caso di una fattura che necessiti aggiornamenti, invece, i fornitori devono essere in grado di richiedere modifiche direttamente all'interno del portale, eliminando la necessità di chiamate o comunicazioni via e-mail.

Gestione dell'esperienza utente
È importante creare un'esperienza utente positiva che includa percorsi logici realizzati con una navigazione semplice. Idealmente, il portale fornitori dovrebbe riunire tutti i siti e i sistemi utilizzati dai fornitori e dai team interni sotto un unico login e password (Single Sign-On), aiutando entrambe le parti a risparmiare tempo. Inoltre, la piattaforma del portale scelta dovrebbe offrire funzionalità low-code agli utenti aziendali, consentendo loro di apportare modifiche che influenzano l'esperienza degli utenti senza la necessità di coinvolgere i team IT.

 

Inizia con il tuo portale fornitori personalizzato

Con la crescente complessità della catena di fornitura globale e l'aumento delle partnership commerciali che si affidano a soluzioni self-service, avere a disposizione un buon portale fornitori diventerà particolarmente importante. Oltre a una migliore visibilità e comunicazione, queste soluzioni ti consentono di gestire in tempo reale le relazioni con i fornitori, rendendo il portale un canale importante per digitalizzare tutte le interazioni pertinenti e monitorarle su un'unica piattaforma.

Un portale fornitori efficace, quindi, deve essere integrato con i sistemi esistenti e fungere da finestra su ciò che sta accadendo nel back-end. Per farlo, crea il tuo portale fornitori con una soluzione flessibile, ad esempio una piattaforma di esperienza digitale (DXP).

Una DXP è un software aziendale che fornisce alle aziende le basi per offrire esperienze digitali connesse e contestualizzate customer journey. Una DXP offre funzionalità pronte all'uso per supportare e accelerare la creazione, la gestione e l'ottimizzazione delle esperienze digitali, ma ciò che la distingue è la sua capacità di integrarsi con altre tecnologie e di agire da interfaccia per far emergere dati rilevanti.

Vuoi saperne di più? Ecco cosa può fare un portale per i fornitori costruito con Liferay DXP: www.liferay.com/supplier-portals.