Un portal de proveedores es una solución que actúa como punto de encuentro para toda tu red y proporciona una visibilidad 360º que abarca desde la facturación y los pagos, hasta los datos y el estado de los proveedores. Actúan como un punto único para la gestión de las relaciones y son capaces de ofrecer valor a tu empresa de varias maneras.

A continuación, analizaremos algunos de los elementos que todo portal de proveedores debe tener y cómo elegir los más adecuados en función de tus necesidades.

 

Beneficios de un portal de proveedores

No hay duda de que la adopción del autoservicio en los entornos de comercio B2B se ha expandido rápidamente, en especial desde la pandemia y las consiguientes interrupciones relacionadas en la cadena de suministro. De hecho, se estima que el mercado global de comercio electrónico alcanzará los 33.317,37 mil millones para el 2030, con un incremento de la tasa de crecimiento anual compuesto del 20,2 %.

Pero el comercio B2B tiene más aspectos que quizás no hayas considerado. Cuando la mayoría de las empresas piensan en el comercio electrónico, lo ven en el contexto de una forma mejor y más eficiente de venderle a sus clientes, ya sean consumidores u otras empresas. Sin embargo, para aportar una eficiencia aún mayor a sus organizaciones, los grandes minoristas, mayoristas, distribuidores y fabricantes también buscan métodos más eficaces de gestión de proveedores, como, por ejemplo, a través de un portal de proveedores.

Los principales beneficios de un portal de proveedores incluyen:
 

 

Los elementos más importantes de un portal de proveedores

Tu portal de proveedores debería acelerar los procesos y ayudarte a comunicarte de forma rápida y eficiente, lo que te permitirá adaptarte rápidamente a la dinámica cambiante del mercado. Los siguientes elementos te ayudarán a lograrlo:

1. Una base de conocimientos de autoservicio que facilite a tus proveedores comprender su proceso de compra y los tipos de beneficios que pueden obtener haciendo negocios contigo.

2. Un proceso de onboarding fácil y eficiente gracias al autoservicio para nuevos proveedores.

3. La capacidad de cargar datos relacionados con el producto en su base de datos MDM/PIM.

4. La capacidad de solicitar presupuestos, capturar respuestas de pedidos y hacer un seguimiento de tu estado para ver si un pedido ha sido aceptado o rechazado.

5. Acceder a tu sistema de planificación de campañas y a tus calendarios para crear, gestionar y evaluar el rendimiento de los productos y promociones.

6. Acceder a información financiera relevante como el estado de cuentas por pagar, el seguimiento de facturas, el rendimiento de los contratos, etc.

7. Visibilidad de las transacciones EDI para mostrar métricas como el tiempo de cumplimiento y la precisión.

8. La capacidad de dirigir automáticamente las solicitudes de información o aprobaciones al departamento o persona correcta y recibir actualizaciones en tiempo real.

9. Carga y gestión de documentos para contenido normativo y relacionado con la salud de los proveedores.

10. Un único inicio de sesión simplificado que brinda a los proveedores acceso a cualquier sistema con el que necesiten interactuar.

11. Gestión sólida de usuarios e identidades que permite el control de acceso para cada cuenta de proveedor.

Aunque el portal de proveedores puede funcionar sin alguno de los componentes anteriores, es posible que no ofrezca todo lo que necesitas para aprovechar sus posibles ventajas. Si quieres sacar el máximo rendimiento a tu portal de proveedores, busca una solución de software que aúne todos estos factores.

 

Cómo elegir un portal de proveedores: qué buscar

Cuando busques un portal de proveedores, debes asegurarte de tener las capacidades adecuadas para tus necesidades actuales y futuras. Asegúrate de priorizar:

Adaptabilidad
Quizás prefieras empezar poco a poco asegurándote de que tu solución ofrezca lo básico, como autoservicio para nuevos proveedores o una base de conocimientos. Sin embargo, tu portal debe poder ampliarse fácilmente con el tiempo para dar cabida a más proveedores y aplicaciones. Presta atención a los costes adicionales en los que puedas incurrir al agregar más usuarios o funciones adicionales.

Flexibilidad
Es fácil dejarse deslumbrar mediante una demo que nos muestre las funciones de las soluciones del portal. Pero es muy importante asegurarse de que la plataforma que elijas pueda adaptarse a tus necesidades a medida que estas vayan cambiando o evolucionando. Pide a tu equipo de TI que evalúe la solución propuesta para asegurar que se ajusta a vuestro ecosistema digital y ofrece las herramientas necesarias para poder crecer.

CMS
Ofrecer información precisa y actualizada directamente a los proveedores es esencial si quieres facilitar la comunicación y la colaboración. Las funciones de gestión de contenido te ayudan a proporcionar un único repositorio de información al permitirte crear y administrar contenido, como páginas web, entradas de blog y wiki.

Gestión de activos digitales
Es posible que vivamos en un mundo en gran medida digital, pero aún tendrás que administrar una variedad de tipos de contenido diferentes, incluidas hojas de cálculo, archivos PDF, imágenes, videos, documentos de Word, formularios, certificaciones gubernamentales y sanitarias, documentos de envío y más.

Búsqueda
Una capacidad de búsqueda a nivel empresarial es esencial para ayudar a los usuarios a navegar por tu portal y encontrar rápidamente la información que necesitan. Por ejemplo, refinar los resultados de búsqueda en las páginas de preguntas frecuentes y las bases de conocimientos utilizando filtros, como categorías, etiquetas y otros atributos, mejorarán considerablemente la experiencia del usuario, lo que ayudará a los proveedores a gestionar y resolver los incidentes de forma más ágil y sencilla.

Paneles de usuario personalizados
Diferentes categorías de proveedores y de usuarios necesitan acceder a información única para cada tipo de producto, usuario o estado de proveedor. Tu portal debe ser compatible con paneles de control que faciliten a cada cuenta de usuario encontrar y ver información general, datos específicos de cada función y mucho más. Por ejemplo, alguien del departamento de contabilidad de tu proveedor necesitará una visión muy diferente a la de alguien del equipo de ventas o logística.

Capacidades de integración
Un buen portal de proveedores permite integraciones con tecnologías externas a través de conectores nativos, API y otras herramientas de integración. Reúne los sistemas existentes para mostrar información como el estado de las órdenes de compra, los niveles de inventario o el número de incidencias abiertas, todo desde el portal.

Flujos de trabajo automatizados
Una de las ventajas de una plataforma de portal empresarial es la capacidad de crear flujos de trabajo automatizados con que optimizar procesos de rutina. Por ejemplo, puedes crear un flujo de trabajo para capturar y rastrear el progreso de las órdenes de compra, estableciendo un SLA que te permita activar recordatorios automáticos para los proveedores si no hay respuesta dentro de cinco días hábiles. Y en el caso de que se deba actualizar una factura, los proveedores deberían poder solicitar los cambios directamente dentro del portal, eliminando la necesidad de tener que comunicarse por teléfono o correo electrónico.

Gestión de la experiencia del usuario
Es fundamental crear una experiencia de usuario positiva que incluya recorridos lógicos con una navegación sencilla. Lo ideal es que tu portal de proveedores reúna todos los sitios y sistemas que utilizan los proveedores y los equipos internos bajo un solo nombre de usuario y contraseña (inicio de sesión único), lo que ayuda a ambas partes a ahorrar tiempo. Además, la plataforma de portal que elijas debe ofrecer capacidades low-code a los usuarios empresariales, lo que les permitirá realizar cambios que afecten a la experiencia del usuario sin necesidad de involucrar a los equipos de TI.

 

Introducción a tu portal de proveedores personalizado

A medida que la cadena de suministro global se vuelve más complicada y las organizaciones aumentan la dependencia de las soluciones de autoservicio, un buen portal de proveedores cobra cada vez más importancia. Además de mejorar la visibilidad y la comunicación, estas soluciones te ponen a cargo de la gestión de las relaciones con los proveedores en tiempo real, lo que convierte al portal de proveedores en un canal importante desde el que digitalizar todas las interacciones relevantes y monitorizarlas en una sola plataforma.

Por lo tanto, debes contar con un portal de proveedores eficaz para tus sistemas existentes como si fuera una ventana a lo que sucede en el back-end. Para lograrlo, crea tu portal de proveedores con una solución flexible, como una Plataforma de Experiencia Digital (DXP).

Una DXP es un software empresarial que proporciona la base desde la que las empresas ofrecen experiencias digitales conectadas y contextualizadas en múltiples puntos de contacto para todo el recorrido del cliente. Las DXP proporcionan capacidades listas para usar que permiten apoyar y acelerar la composición, gestión y optimización de las experiencias digitales. Pero lo que distingue a las DXP es su capacidad de integrarse con otras tecnologías y actuar como interfaz para mostrar datos relevantes.

¿Tienes todo a punto para comprobarlo? Esto es lo que puede hacer un portal de proveedores creado con Liferay DXP:www.liferay.com/supplier-portals.