Key Takeaways

• Massive Kostensenkung: Durch den digitalen Versand von Dokumenten spart das Unternehmen Tonnen an Papier und enorme Portokosten.

• Starke Performance: Das Portal verarbeitet monatliche Uploads von 1.400 Apotheken mit Datenmengen im Gigabyte-Bereich problemlos.

• Sichere Prozesse: Die Integration der ID Austria ermöglicht rechtssichere digitale Unterschriften für Dienstverträge direkt im Portal.

• Intuitive Bedienung: Die Fachabteilungen pflegen Inhalte ohne technisches Vorwissen über das Content Management System (CMS) von Liferay.

• Agiler Erfolg: Die Entwicklung erfolgte gemeinsam mit unserem Partner PRODYNA und einer Testgruppe direkt aus der Apotheker-Community.

Die Digitalisierung im Gesundheitswesen ist oft komplex und bürokratisch. Dabei ist der Druck hoch: Laut der aktuellen Digitalisierungsstudie 2024 sehen etwa 82 % der Unternehmen die digitale Transformation als überlebenswichtig für ihre Zukunft an.

Die Pharmazeutische Gehaltskasse in Österreich zeigt, wie dieser Wandel in der Praxis gelingt. Aus einer einfachen Homepage-Ablöse wurde ein modernes E-Service-Portal. In diesem Interview erklärt Projektmanager Walter Bugnar, wie sie die Betriebskosten senken konnten und digitale Signaturen zum Standard machen.

Die Herausforderung: Weg vom Papier, hin zum Portal

Die Pharmazeutische Gehaltskasse stand vor einer gewaltigen logistischen Aufgabe. Monatlich wurden dicke Kuverts an über 1.400 Betriebe und 6.000 Personen versendet. Das Ziel war klar: Die digitale Transformation sollte her. 

Walter Bugnar, seit acht Jahren Programm- und Projektmanager im Haus, suchte nach einer Lösung, die mehr als nur eine einfache Webseite ist. Ein entscheidender Faktor für das interne Management war dabei die Marktpositionierung der verschiedenen Anbieter. Als Grundlage für die Auswahl diente dabei die Positionierung im Gartner Magic Quadrant für DXP. Auf Basis dessen entschied man sich schließlich für die Liferay Digital Experience Platform (DXP) von Liferay. 

„Beim Management hat geholfen, dass Liferay bei Gartner im richtigen Quadranten steht. Die Überzeugung, dass viele andere Konzerne auf dieses Produkt setzen, kam sehr gut an.“ – Walter Bugnar, Programm- und Projektmanager bei der Pharmazeutischen Gehaltskasse.
 

Effizienz in Zahlen: Einsparungen und Leistung

Das neue E-Service-Portal dient heute als zentrale Drehscheibe für den Datenaustausch. Besonders eindrucksvoll sind die Leistungswerte der Plattform während der monatlichen Spitzenzeiten.

Warum Liferay DXP? Flexibilität für Fachabteilungen

Einer der entscheidenden Vorteile von Liferay ist die Unabhängigkeit der Fachabteilungen. Früher waren für jede Textänderung IT-Kenntnisse nötig. Heute erstellen Mitarbeiter Texte, Bilder und Videos selbstständig im CMS.

Zudem überzeugt die Transaktionssicherheit. Das Portal ist nicht nur eine Informationsseite, sondern eine Arbeitsplattform. Hier werden Rezepte abgerechnet und Stellen für Apotheker vermittelt.

Dass Liferay mehr als nur Content kann, beweist außerdem die integrierte Stellenvermittlungsplattform. Apothekerinnen und Apotheker können hier gezielt nach Jobs suchen oder Angebote schalten. Damit hat sich das Portal von einer reinen Informationsquelle zu einem unverzichtbaren Marktplatz für die Branche entwickelt.

Innovation durch die ID Austria

Ein echtes Highlight des Projekts ist die Integration der digitalen Identität. Während viele Unternehmen noch auf handschriftliche Unterschriften warten, nutzt die Gehaltskasse die „Hohe Schule“ der Digitalisierung.

Mitarbeiter in Apotheken können An- und Abmeldungen ortsunabhängig unterzeichnen. Erst wenn der Apothekenleiter und die Mitarbeiterin via ID Austria (ehemals Handysignatur) unterschrieben haben, wird der Prozess automatisch weiter bearbeitet. Laut Bugnar haben dieses Level an Prozessautomatisierung bisher nur sehr wenige Unternehmen erreicht.

Tipps für den Erfolg: Nutzer-Feedback ernst nehmen

Am Ende des Interviews gibt Walter Bugnar wertvolle Ratschläge für andere Unternehmen. Digitalisierung bedeutet für ihn Veränderung. Er rät dazu, Prozesse komplett neu zu denken und keine Angst vor Kritikern zu haben. Die Gehaltskasse arbeitet bewusst mit einer "Friendly-User-Gruppe", die auch Skeptiker einbindet.

Dieser Ansatz wird durch aktuelle Analysen gestützt. Laut einer Studie von Springer Professional erzielen Unternehmen, die ihre Kunden frühzeitig in die Entwicklung neuer digitaler Geschäftsprozesse einbeziehen, signifikante Erfolge:

• Innovationsgeschwindigkeit: Rund 60 % der Unternehmen verbuchten hier deutliche Verbesserungen.

• Kundenzufriedenheit: Die frühe Einbindung (z. B. bei Apps) zahlt sich für die Mehrheit der Betriebe messbar aus.

„Man sollte auch ‚Querulanten‘ einladen, die skeptisch sind. Wenn man diese Menschen abholt und ihre Zweifel ernst nimmt, wird die Sache wirklich rund.“ – Walter Bugnar, Programm- und Projektmanager bei der Pharmazeutischen Gehaltskasse

Die Einführung eines rein digitalen Systems stößt selten auf sofortige Begeisterung bei allen Nutzern. Walter Bugnar beschreibt die Reaktion der Mitglieder als „heiter bis wolkig“.

Während die Early Adopter den Abschied vom Papier feierten, gab es auch Skepsis. Die Gehaltskasse reagierte darauf nicht mit Zwang, sondern mit einem „bunten Potpourri“ an Weiterentwicklungen und Support. Dieser Fokus auf die User Experience half dabei, auch kritische Stimmen sukzessive abzuholen – ein wichtiger Lernprozess in jedem Digitalisierungsprojekt.

Fazit und Ausblick

Die Pharmazeutische Gehaltskasse hat bewiesen, dass Tradition und High-Tech zusammenpassen. Zukünftig sollen noch mehr Services, wie die Abrechnung von Impfaktionen, digitalisiert werden. Das Ziel bleibt: Verwaltungskosten senken und den Komfort für die Mitglieder steigern.

Das vollständige Video-Interview

Möchten Sie alle Details der Erfolgsgeschichte erfahren? Sehen Sie hier das vollständige Gespräch mit Walter Bugnar über Meilensteine, die Partnerschaft mit PRODYNA und den Mut zur Lücke.

Zu unserer schriftlichen Case Study geht es außerdem hier.

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