El sistema de evaluación de Plataformas Web puede ser muy diferente dependiendo de la cultura de la organización y de la personalidad del equipo de gestión de proyectos. Diseñar un sistema de evaluación estandarizado te ayudará a simplificar el proceso de valoración y de compra, comparar distintas plataformas desde los mismos parámetros, así como generar un sistema de puntuación o valoración válidos y cotejables para futuros proyectos. A continuación, se enumeran cinco puntos para evaluar Plataformas Web, que además puedes utilizar para valorar cualquier otra solución de software que necesites comparar.

Consejo: Acelera tu proceso de evaluación descargando nuestra hoja de cálculo editable con los criterios de evaluación predefinidos. Incluye las categorías de criterios y de cálculos detallados. Descargar.

1.Definir los criterios de evaluación.


Definir los criterios de evaluación comienza por reunir todos los requerimientos al inicio del proyecto. Da respuesta a las solicitudes de tus usuario y divídelas en categorías claras, con una lista de funciones dentro de cada una. Estas características deberían ser fáciles de definir y de medir. Por ejemplo, "una buena interfaz web" no es un criterio válido. No obstante, sí que lo sería especificar que "es necesario que el sistema simplifique el desarrollo de páginas web aprovechando los temas, las reglas de acceso y los componentes web”.

Existen cinco áreas recomendadas para utilizarse como criterios de evaluación para valorar Plataformas Web:

• Coste. Proveedores tradicionales como IBM o Oracle tienen plataformas costosas y complejas fórmulas de precios de mantenimiento y de soporte, y a menudo compiten con una amplia red de partners. Las plataformas open source pueden ofrecer opciones más asequibles con una red de partners especializados mucho más amplia, gracias al uso de estándares abiertos y metodologías de desarrollo comunes entre sus productos.
• Riesgo. Determina un nivel de riesgo aceptable para costes a largo plazo, funcionalidades de integración, riesgo en el desarrollo del producto y la satisfacción del usuario final.
• Control. Las compañías necesitan conseguir un equilibrio entre el control centralizado y el distribuido para agilizar la toma de decisiones y mantener un alto nivel de capacidad de reacción del equipo.
• Capacidades del usuario final. A nadie le gusta una solución que es difícil de usar. Priorizar las soluciones que son intuitivas y que tienen una buena experiencia de usuario fomentará una mejor adopción de la herramienta. Esto es especialmente cierto para las soluciones que tienen una audiencia diversa de usuarios, como portales o herramientas de colaboración.
• Diversidad. Las empresas pueden reducir el mantenimiento y el soporte si simplifican la revisión y el cumplimiento de las necesidades organizativas de gestión de productos y contenidos a un alto nivel, especialmente cuando las necesidades comunes y departamentales difieren.

2. Cuantifica los criterios.

Cuantificar el proceso de evaluación hace que la comparativa sea más fácil y más precisa. Cada proveedor debe ser evaluado de forma independiente, con los mismos criterios, y calificado en una escala numérica. A menudo, los stakeholders pueden aferrarse a una característica particular de una plataforma y la defenderán sin tener en cuenta la solidez y valor general de esa solución. La cuantificación de todos los criterios garantiza que está teniendo en cuenta y otorgando valor a todos ellos.

Puedes construir tu propio cuadro de criterios basándote en las necesidades de tu equipo, o buscar por algún ejemplo de plantilla online. Aquí te dejamos una Checklist, una guía que plasma e identifica las categorías críticas para calificar plataformas de sitios web y desglosar las características clave de cada una.

Independientemente de si construyes tu propia comparativa o de si utilizas una plantilla, lo importante es tener la capacidad para asignar y calificar esos valores de forma numérica. Una vez que cuentas con eso, tendrás la capacidad para conocer las fortalezas y debilidades de cada plataforma. Puedes comparar proveedores por categorías, por la calificación global total, o tener en cuenta los criterios que son más importantes para tu proyecto.

3. Determina Casos de Uso.

Durante el proceso de análisis inicial, los equipos de ventas y de marketing de los distintos proveedores probablemente te presentarán los distintos escenarios en los que pueden ser usadas sus plataformas. Hay dos maneras de filtrar para focalizarte en lo que es relevante para tu proceso de evaluación:

• Escoge un caso de uso: Estrechando tu foco a un único caso de uso, puedes limitar los requerimientos que necesitas para el proceso de evaluación, y eliminar criterios menos importantes. Esto es especialmente útil si estás buscando una plataforma para un proyecto concreto que no necesita ser integrado con otros entornos.

• Determina un planning: Calendariza tu proyecto antes de revisar las soluciones, después, prioriza las características que necesitarás durante las fases iniciales del proceso de implementación. Esto te garantizará que estás considerando funcionalidades que necesitarás en un futuro, sin sacrificar las funcionalidades que sabes que necesitas primero.


4. Comparar en distintos niveles

Existen tres niveles diferentes que deberías considerar durante el proceso de evaluación:

• Puntuación general: después de haber consultado a los principales proveedores, revisa la puntuación total de cada uno. Por ejemplo, en nuestra Checklist, se trata del valor de la derecha, y el máximo de puntos que puede conseguirse son 1.465. Además, es recomendable revisar la distribución de las puntuaciones a lo largo de toda la tabla. Puede que un proveedor consiga la puntuación más alta pero tenga una puntuación menor en determinados aspectos que pueden tener una gran importancia para tu proyecto. Hacer este ejercicio te ayudará a tener una consistencia y una visión más certera de cada plataforma.
• Puntuación por categorías: Cada plataforma también se puede dividir en categorías, por ejemplo: Portal, Colaboración, Administración de contenido web, etc. Al comparar puntuaciones en las categorías que son más importantes para tu proyecto, puedes obtener más información para hacer un juicio de valor. Ten en cuenta que un proveedor con la puntuación general más alta aún puede obtener la puntuación más baja en la categoría más importante para su proyecto.
• Puntuación ponderada: Algunos criterios son más importantes para tu proyecto que otros. Cada proveedor tendrá puntos fuertes distintos: mientras uno obtendrá una buena puntuación en algunas cuestiones, otros tendrán su punto fuerte en otras. Pese a que la calificación global de un proveedor pueda ser alta, si no obtiene una buena puntuación para las características que son importantes para tu proyecto, ese valor no será representativo. Para ajustar el peso de estos valores en función de las prioridades, asigne distintos ponderaciones a cada fila una vez que completes la tabla de valoraciones. Utilizando como referencia la guía mencionada, los equipos del proyecto pueden usar ponderaciones de 1 a 5 para cada fila, y luego multiplicar para calcular el valor colocado en la columna más a la derecha para cada fila. Por ejemplo, si el proveedor califica "4" para una pregunta con un peso de 5, entonces el valor colocado en la columna de la derecha sería 20.

5. No descartar la evaluación cualitativa.

Después de que tu equipo finalice con el proceso de evaluación cuantitativo, deberías realizar una revisión cualitativa que complete el proceso. Esto debería incluir una revisión y discusión de las puntuaciones finales, así como una combinación de los siguientes:

• Demos
• Prueba de concepto

• Trial de software

• Referencias de clientes

• Evaluaciones online

Para este tipo de consideraciones, es conveniente que se tenga en cuenta a audiencias de múltiples departamentos, con el objetivo de conocer las necesidades y preocupaciones de todos ellos.

Una mejor herramienta para la toma de decisiones.

Un proceso de evaluación no tiene la intención de definir un valor numérico que ayude a decantarse por una plataforma. Se trata de una herramienta para guiar a su equipo a pensar a en todas las funcionalidades de una plataforma y tomar un papel proactivo en la forma de evaluar las fortalezas y debilidades de cada uno. Al identificar, no solo sus requisitos, sino también las implicaciones entre los mismos, es mucho más probable que su empresa elija una plataforma de sitio web que se adapte a sus necesidades tanto a corto como a largo plazo.