A Criação do Melhor Portal Começa pela Empatia

Se sua empresa está passando por uma transformação digital, contar com um portal de funcionários para ajudar a gerenciar as mudanças culturais é extremamente importante. Muitos dos principais desafios da transformação digital têm a ver com o gerenciamento de mudanças e o fortalecimento de seus funcionários, duas coisas que portais para funcionários bem projetados podem suportar.

A tendência atual de portais para funcionários é geralmente chamada de intranet social ou intranet 2.0. Em vez de sites com informações estáticas, os melhores exemplos de hoje incorporam recursos sociais, como blogs, mensagens instantâneas e comentários. Essa mudança tem sido frequentemente creditada ao novo público de millennials, que está acostumado a ter essas novas formas de comunicação disponíveis em todos os momentos.

Para criar soluções que esse público-alvo realmente use, as equipes de TI devem tratar os funcionários como clientes ao projetar uma nova intranet ou  portal para funcionário. A experiência do cliente é tão importante aqui quanto no site público. A equipe de desenvolvimento precisa ficar aberta para feedbacks e melhorias. A recompensa por esse trabalho será evidente na melhoria da retenção de funcionários, que pode ser vista como a medida definitiva para o sucesso do portal do funcionário.

Seis Perguntas para Fazer Antes de Começar

Há duas coisas que devem ser levadas em consideração em qualquer portal para funcionários desde o início do projeto.

A primeira é a acessibilidade, o que significa que deve ser fácil de usar para que as pessoas não fiquem confusas tentando realizar seu trabalho.

A segunda é o conteúdo relevante, de modo que o portal tenha material suficiente por conta própria, para que as pessoas realmente o usem. Idealmente, o site ganharia impulso suficiente para que os funcionários contribuíssem regularmente com conteúdo e usassem suas ferramentas por iniciativa própria.

Para abordar essas duas áreas, aqui estão seis perguntas que você pode fazer para começar a criar um portal para funcionários que as pessoas realmente usarão:

# 1 Por que Precisamos de um Portal para Funcionários?

Se você não tem uma visão sólida para o seu portal, o processo de design rapidamente perderá o foco. As empresas costumam citar as seguintes razões para a criação de um portal para funcionários ou intranet:

• Aumento da produtividade
• Comunicação corporativa unificada
• Processos de negócios simplificados
• Gerenciamento de conhecimento e colaboração mais fáceis
• Integração digital e treinamento

# 2 Qual é o ROI?

O retorno sobre Investimento (ROI) mais claro é muitas vezes a eliminação de processos ineficientes, como funcionários gastando tempo procurando documentos em vários repositórios. A definição das melhores oportunidades para o ROI ajudará você a priorizar o desenvolvimento durante os estágios posteriores do projeto.

# 3 Quando Olhamos para as Nossas Ferramentas Atuais, o que Não Funciona como Deveria?

Esta questão começa a desenvolver  empatia com seus usuários finais. Por exemplo, a maioria das empresas tem pelo menos um processo que depende de alguns funcionários inserindo dados manualmente em uma planilha do Excel. Esse sistema pode funcionar para uma pequena quantidade de dados, mas não é escalável à medida que a empresa cresce. Ou você pode descobrir que os funcionários nunca usam o recurso de pesquisa em sua intranet atual porque não retornam os resultados corretos.

É aqui que você inicia seu plano de design. Ao consertar um processo frustrante, você pode ganhar credibilidade e conquistar seu público no início do projeto.

# 4 O que Nossos Funcionários Precisam Fazer?

As pessoas não gostam de mudanças, mesmo que você prometa que o novo portal que você está construindo facilitará a vida delas depois que elas se acostumarem. O primeiro lançamento do portal para funcionários deve ter as tarefas que as pessoas precisam fazer - registrar quadros de horários, solicitar férias - e colocar essas funções completamente dentro da nova solução, para que os funcionários tenham que usá-la. Isso pode parecer agressivo, mas deve-se atribuir a responsabilidade àequipe de TI por criar um portal que seja realmente eficiente, confiável e fácil de navegar. Apesar da maioria dos conselhos para intranets que você encontra online, projetar o melhor portal para funcionários não é fazer algo bonito. É sobre fazer algo prático. Isso, se bem feito, impulsiona o uso e o engajamento.

# 5 De quais Ferramentas Nossos Funcionários Gostam?

Projetar sua experiência do usuário baseadas em ferramentas que sua equipe já gosta pode ajudar a criar um envolvimento antecipado, porque a experiência do portal parecerá familiar. Se seus funcionários adoram usar as páginas do Facebook para planejar eventos da empresa, crie uma plataforma social interna que inclua esses mesmos recursos.

# 6 Como Nossos Funcionários Colaboram?

É difícil obter a colaboração eficaz através de um portal, mas ele pode trazer alguns dos maiores ganhos em aumentar a produtividade e facilitar a comunicação. Se você puder obter uma compreensão profunda dos pontos problemáticos em torno da colaboração, você se posicionará para desenvolver um portal com ROI significativo. Reserve um tempo pesquisando como os usuários realizam um projeto do início ao fim, anotando todas as ferramentas que usam no processo, desde notas adesivas até quadros de comunicações a mensagens de texto.

Os Melhores Portais de Funcionários Pagam por si Mesmos

Finalmente, o melhor portal para funcionários é aquele que necessita de  menos recursos para gerenciar, ao mesmo tempo que possui o maior impacto na eficiência e no engajamento. Sua solução deve ser algo que os funcionários se sintam confortáveis usando e deve haver adesão suficiente para que você esteja recebendo muitos  feedbacks e solicitações de novos recursos. No entanto, ele também deve ser suportado por uma plataforma de portal que possa implementar essas novas funcionalidades sem um enorme comprometimento de recursos. O equilíbrio certo depende dos objetivos da sua organização, mas, na maioria dos casos, os benefícios de um portal para funcionários robusto mais do que se pagam.