Caso de éxito | 06 min

El Senado de España mejora el flujo de trabajo con la intranet de Liferay DXP

Una plataforma digital moderna y segura que mejora la colaboración, agiliza los procesos y centraliza la información en uno de los principales órganos constitucionales de España

Key Takeaways

1000+

Number of Users

150%

Increase in Site Traffic

20%

Increase in Sales

sites consolidated

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Antecedentes

El Senado de España es la cámara de representación territorial en el sistema parlamentario bicameral español, que actúa como cámara de reflexión o reconsideración de los textos legislativos provenientes del Congreso de los Diputados. Actualmente, se compone de 208 senadores electos y 58 senadores designados por las asambleas legislativas de las regiones españolas. Se trata de un órgano constitucional en el que trabajan equipos asociados a los grupos parlamentarios, funcionarios y personal laboral.

Para llevar a cabo sus principales funciones, entre las que destacan la legislativa, de representación territorial y de control del Gobierno, el Senado de España necesitaba contar con una intranet moderna. La que se había desplegado en 2009, se había quedado completamente obsoleta debido a la falta de continuidad de la tecnología utilizada en aquel momento. Por lo tanto, el sistema ya no se adaptaba a las nuevas tecnologías, que habían evolucionado con rapidez en los últimos diez años, ni tampoco a los dispositivos que usaban los miembros del Senado de España.

Content Management

Employee Portals

Intranets

Desafío

El Senado de España necesitaba una intranet que actuara como una plataforma digital centralizada para facilitar la comunicación y colaboración de las casi 900 personas que trabajan en la institución, permitiéndoles el acceso a la información según sus necesidades y sus intereses, ya sea por las funciones que desempeñan dentro del órgano constitucional o por el grupo parlamentario al que pertenecen.

Para modernizar la intranet del Senado de España, la dirección TIC buscaba que el nuevo sistema pudiese recoger todo el contenido y funcionalidades que ya estaba en la antigua intranet, acceso centralizado, mejorara la experiencia de usuario, así como mayores capacidades de búsqueda y acceso a los contenidos; con una interfaz actualizada mucho más accesible, con capacidad de adaptarse a cualquier dispositivo y un alto nivel de seguridad para la información con la que se trabaja en uno de los máximos órganos constitucionales. Además, la intranet debía facilitar la interoperabilidad y la conectividad con otros sistemas.

Estos requisitos y objetivos el formaron parte del concurso público realizado para abordar el proyecto y en el que resultó adjudicataria la consultora tecnológica hiberus.

Implementación

Para hacer frente a estos desafíos, la consultora tecnológica hiberus, especialista en la prestación de servicios públicos eficientes, claros y accesibles, formó un equipo multidisciplinar de especialistas en UX (user experience) y UI (user interface), arquitectos, analistas y desarrolladores certificados en Liferay DXP para entender las necesidades del Senado de España y así diseñar una nueva arquitectura.

El nuevo diseño se concibió bajo un enfoque "Mobile First", dando prioridad a la experiencia en dispositivos móviles como smartphones y tablets. Para complementar el diseño centrado en el usuario, se implementaron servicios web que mejoraron la interconexión entre los componentes de la intranet. Además, se incorporó un sistema de acceso rápido que permite a cada usuario personalizar su interfaz, pudiendo colocar de una forma más visible las funcionalidades e información más relevantes para cada uno de ellos.

La intranet ha supuesto un avance significativo en la gestión documental. Se implementó un sistema que no solo facilita la colaboración en tiempo real, sino que también garantiza la seguridad de la información. La migración de todos los documentos a Liferay DXP trajo consigo una interfaz más intuitiva y amigable, mejorando significativamente la navegación y experiencia dentro del repositorio.

La nueva intranet además ofrece un potente sistema de búsqueda avanzada, permitiendo a los usuarios encontrar información crítica de forma rápida y eficiente. La comunicación interna también se ha visto reforzada con la inclusión de foros y canales de comunicación segmentados por equipos y departamentos, promoviendo la colaboración fluida y la difusión efectiva de información relevante en toda la organización. Adicionalmente, se ha desarrollado una API REST que facilita el acceso a la información esencial a través de la capa de servicios web Atlas, y se ha extendido la gestión de permisos en Liferay para un control de acceso más granular y eficiente.

Resultados

El Senado de España ha modernizado su comunicación interna con una intranet diseñada a la medida de sus necesidades. La nueva intranet de Liferay DXP facilita la colaboración de los miembros del órgano constitucional y hace que haya fluidez y agilidad en los grupos de trabajo, mostrando las posibilidades que ofrece la transformación digital en el sector público.

Entre las mejoras más destacables se encuentran una experiencia de usuario optimizada, con una interfaz intuitiva, accesos rápidos personalizados y una navegación fluida. Las herramientas colaborativas, como foros, gestión documental centralizada y wikis, han dinamizado el trabajo en equipo, mientras que la centralización de la información ha convertido a la intranet en un repositorio de conocimiento clave para el Senado.

Además de facilitar la información, la intranet funciona como un espacio colaborativo que permite a los senadores y empleados de este órgano trabajar de manera conjunta, ya sea porque forman parte de un grupo parlamentario, están dentro de una comisión o necesitan colaborar con personal de su área o de los diferentes departamentos del Senado. Se trata de una intranet que facilita los flujos de trabajo dependiendo de la función que se desempeñe.